Надежность работы системы управления документами. Как организовать эффективное управление документами. Жизненный цикл документа состоит из двух основных стадий

16.11.1998 Константин Пьянзин

Универсальные системы управления документами позволяют автоматизировать деятельность предприятия. Наверное, многие обращали внимание, насколько неэффективно применяются компьютеры в большинстве организаций. Им чаще всего отводится роль печатных машинок, а сетевая инфраструктура служит лишь для тривиального обмена файлами.

Универсальные системы управления документами позволяют автоматизировать деятельность предприятия.

Наверное, многие обращали внимание, насколько неэффективно применяются компьютеры в большинстве организаций. Им чаще всего отводится роль печатных машинок, а сетевая инфраструктура служит лишь для тривиального обмена файлами. Конечно, многие используют в своей работе СУБД, электронную почту, календарное планирование и тому подобные приложения. Тем не менее крайне слабая организация коллективной работы не может не удивлять.

Спустя всего несколько месяцев пользователи оказываются не в состоянии разобраться даже в файлах и документах, созданных ими самими, - что уж говорить о чужих! Поиск и обработка документа даже месячной давности требуют значительных усилий. А ведь часто документы существуют не сами по себе, а взаимосвязаны друг с другом. И эту взаимосвязь приходится восстанавливать, так сказать, на ощупь. Кроме того, пользователю важно знать не только само содержание файлов, но и кто, когда, на каком основании их разрабатывал или изменял. Поэтому крайне желательно, чтобы программное обеспечение поддерживало коллективную работу пользователей, автоматически отслеживая все их действия.

И такие решения существуют! Прежде всего мы можем здесь отметить средства коллективной работы, такие, как Lotus Notes, Novell GroupWise и Microsoft Exchange. Но если говорить откровенно, эти продукты ориентированы прежде всего на решение задач организации взаимодействия между пользователями. По своей сути они являются расширенными программами электронной почты и не всегда подходят для работы с крупными архивами документов. В частности, размер архивов документов в таких программах ограничен, а сервисы полнотекстового поиска, контроля версий документов и т. д. отсутствуют или имеются в зачаточном состоянии. Более глобальным решением является использование электронных систем управления документами (СУД). В англоязычной литературе они обозначаются как EDMS (Electronic Document Management System).

Прежде всего, сразу оговоримся, что подразумевается под термином "документ". Это может быть обычный текстовый файл, документ Microsoft Word, электронная таблица Excel, графический файл GIF, чертеж AutoCAD, файлы мультимедиа. Наконец, это может быть группа взаимосвязанных файлов разного формата (такую группу называют составным документом). Таким образом, легче сказать, что документом не является (и то с некоторыми оговорками): исполняемые файлы, базы данных и ряд других двоичных файлов.

В данной статье речь пойдет об универсальных системах управления документами, об их взаимосвязи с другими системами делопроизводства и средствами коллективной работы, об их роли и месте в корпоративных информационных системах (КИС). Мы затронем также вопросы архитектуры и функционирования универсальных СУД. Такая постановка задачи вызвана тем, что даже многие специалисты по информационным технологиям слабо представляют себе возможности универсальных СУД. Поскольку статья носит ознакомительный характер, то мы постараемся избежать употребления, без крайней необходимости, таких "ученых" слов, как реинжиниринг, бизнес-процессы, рубрикаторы, репозитарии и т. п., так как их использование лишь затрудняет восприятие материала, и к тому же им всегда можно найти более понятные русские аналоги.

Акцент будет делаться на универсальные СУД, представленные на российском рынке: DOCS Open компании PC DOCS, Documentum EDMS компании Documentum и DocuLive компании Siemens Nixdorf.

КОМПОНЕНТЫ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Вначале мы рассмотрим, что универсальная СУД представляет собой как продукт.

Если говорить кратко, то СУД предназначены для хранения документов, а также для поиска документов как по атрибутам, так и по содержимому. СУД отслеживает, кто и когда менял документы, контролирует версии и подверсии документов, имеет развитые средства разграничения полномочий при доступе к документам, использует проработанные механизмы интеграции с прикладными программами. Составной частью СУД являются средства организации документооборота (движения документов между пользователями), аннотирования и контроля прохождения документов. Система управления документами может поддерживать иерархическую структуру хранения данных, когда редко используемые документы переносятся с винчестеров на другие типы носителей, например на магнитооптические диски или магнитные ленты (аналог HSM в файловых системах). Важной особенностью универсальных СУД является наличие открытого программного интерфейса и множества модулей независимых производителей, значительно расширяющих функциональные возможности системы. СУД обладают и другими важными характеристиками, которых мы коснемся ниже.

Все документы, циркулирующие в организации, помимо содержания имеют такие не связанные непосредственно с содержанием атрибуты, как название, автор документа, время создания и другие. Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому. Тем не менее в пределах одного типа документов подобный набор остается неизменным. Для протоколов совещаний в качестве дополнительного атрибута может присутствовать список участников, а для приказов - фамилия исполнителя и срок исполнения.

В универсальных СУД атрибуты документа хранятся в реляционной системе управления базами данных (СУБД). Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в удобном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При внесении документа в СУД автор берет необходимый шаблон и заполняет карточку, т. е. заносит значения атрибутов, при этом карточка оказывается связана с самим документом.

В общем случае серверная часть универсальной СУД состоит из следующих логических компонентов: хранилища атрибутов документов (карточек), хранилища документов и сервиса полнотекстовой индексации (см. Рисунок 1). Под хранилищем документов понимают обычно хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют общим понятием архива документов.

Рисунок 1. Логическая схема универсальной системы управления документами.

Для хранения атрибутов большинство систем управления документами используют популярные СУБД Oracle, Sybase, Microsoft SQL Server и Informix. Поскольку некоторые СУБД позволяют строить распределенные базы данных с поддержкой технологий кластеризации и тиражирования данных, то хранилище атрибутов может иметь сложную распределенную среду, удовлетворяющую требованиям к масштабированию самых взыскательных заказчиков. СУБД обеспечивает поиск документов по атрибутам.

Для хранения непосредственно содержимого документов большинство универсальных СУД используют файловые серверы Windows NT, NetWare, Banyan VINES и UNIX. При этом комбинации сетевых сред могут быть самыми разнообразными: ничто не мешает тому, чтобы СУБД с атрибутами документов работала под UNIX в сети TCP/IP, а документы хранились под NetWare в сети IPX/SPX. Большим преимуществом универсальных СУД является то, что документы хранятся в исходном формате, причем системы автоматически распознают более сотни форматов файлов.

Минусами подхода, при котором документы хранятся в файловой системе, оказываются ослабление безопасности и возможность несанкционированного доступа к документам. Дело в том, что системному или сетевому администратору не составит труда получить доступ к конфиденциальной информации, даже если он не является администратором СУД. Решить эту проблему можно несколькими способами, среди которых самый универсальный состоит в установке средств шифрования документов на лету.

В последнее время с выходом СУД Oracle InterOffice все большую популярность стало приобретать хранение документов вместе с атрибутами в базе данных. Такой подход имеет свои плюсы и минусы. Плюсом является кардинальное усиление безопасности при доступе к документу, а основным минусом - низкая эффективность при большом объеме хранимой информации. Кроме того, данный подход требует использования мощных серверов с огромным объемом оперативной памяти и жестких дисков. При аварии с базой данных восстановить хранившиеся в ней документы будет очень непросто. Применение схем, подобных HSM, оказывается невозможно. Еще один минус заключается в строгой привязке к одной конкретной СУБД.

Третий компонент - сервис полнотекстовой индексации, обычно он является необязательным. Как и следует из названия, полнотекстовая индексация предназначена для индексации содержимого документов, чтобы при необходимости пользователь мог найти документы с вхождениями указанных в строке поиска слов. Полнотекстовая индексация предъявляет высокие требования к ресурсам сервера, поэтому ее обычно выполняют в ночное время или по выходным дням. Важнейшее требование состоит в том, что сервис должен работать с документами в их исходных форматах, т. е. программный компонент должен понимать все поддерживаемые СУД форматы файлов. Еще одно требование заключается в поддержке языков, с которыми заказчику приходится работать, желательно с учетом морфологии языка, а это отнюдь не тривиальная задача.

Важно помнить, что перечисленные компоненты СУД являются логическими и могут располагаться как на разных, так и на одном сервере.

Клиентами большинства универсальных СУД могут быть ПК с Windows 95 или Windows NT. Но отдельные СУД допускают использование платформ Macintosh и UNIX.

Бурное развитие Web-технологий не обошло стороной и системы управления документами. Все современные СУД позволяют работать с документами через обычные браузеры Web, а они могут быть размещены на самых разнообразных клиентских платформах; тем самым проблема работы в гетерогенной сетевой среде оказывается отчасти решена. При использовании Web-технологии у СУД появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через обычный браузер Web. Недостатком доступа к документам через Web является значительно меньшая степень интеграции с прикладными программами.

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОСОБЕННОСТИ УНИВЕРСАЛЬНЫХ СУД

Помимо того, что универсальные СУД представляют собой архивы документов с мощными механизмами поиска, они обладают и рядом других ценных качеств. Все рассматриваемые ниже универсальные СУД построены по модульному принципу, а их API являются открытыми. Это позволяет добавить при необходимости новые функции или расширить уже имеющиеся, причем свои услуги и продукты будут готовы предложить вам множество третьих фирм, включая российские. Все эти продукты хорошо интегрированы с СУД.

Универсальные СУД имеют солидные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. Как правило, они определяют следующие виды доступа (набор полномочий зависит от конкретной СУД):

• полный контроль над документом;
• право редактировать, но не уничтожать документ;
• право создавать новые версии документа, но не редактировать его;
• право аннотировать документ, но не редактировать и не создавать новые версии;
• право читать документ, но не редактировать;
• право доступа к карточке, но не к содержимому документа;
• полное отсутствие прав доступа к документу.

Каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история работы с документами может быть легко отслежена.

Все СУД в той или иной степени придерживаются парадигмы "шкаф - полка - папка": документ помещается в папку, она, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество уровней вложения неограниченно. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок, при этом исходный документ остается неизменным и хранится в определенном администратором месте. Некоторые СУД предоставляют еще более мощные средства за счет установления связей между документами (так называемые связанные документы), причем эти связи можно устанавливать и редактировать в графическом виде.

Когда с документом работают несколько пользователей или когда он проходит через процедуру согласований, очень удобным средством является использование версий и подверсий документа. Допустим, автор создал документ и передал его следующему пользователю. Этот пользователь изменил документ и создал на его основе новую версию. Затем он передал документ третьему пользователю, который создал третью версию. Спустя некоторое время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, автор решает доработать исходную версию и на ее основе создает подверсию первой версии документа. СУД автоматически отслеживают версии и подверсии документов, и пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является самой последней по счету или по времени.

Все эти возможности весьма ценны, но явно недостаточны для организации коллективной работы с документами. Они привязаны непосредственно к архиву и не затрагивают собственно документооборот.

Прежде чем говорить о документообороте, я бы хотел остановиться на используемых терминах. К сожалению, терминология до сих пор не устоялась, и часто под документооборотом подразумевают саму систему управления документами. Но это несколько разные понятия. Под документооборотом здесь и далее мы будем понимать средства организации движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. Понятно, что под движением мы имеем в виду не физическое перемещение документов, так как они чаще всего остаются на сервере, а передачу прав на их использование с уведомлением пользователей и контролем исполнения. Модули СУД, отвечающие за документооборот, называют модулями маршрутизации документов. Используемый в англоязычной литературе термин "workflow" на самом деле гораздо шире понятия "документооборот" и часто трактуется как автоматизация деловых процессов (или бизнес-процессов). Однако в контексте работы систем управления документами его с некоторой натяжкой можно отождествить с документооборотом.

В общем случае различают свободную и жесткую маршрутизацию документов. При свободной маршрутизации любой участвующий в процессе пользователь может по своему усмотрению изменить существующий или задать новый маршрут прохождения документов. При жесткой маршрутизации маршруты прохождения документов строго определены, и пользователи не вправе их менять. Однако такой схемой предусматривается обработка логических операций, когда маршрут может быть изменен в соответствии с некоторыми наперед заданными условиями. Например, если к пользователю Иванову пришел документ, у которого в качестве атрибута "Сумма" стоит менее 500 рублей, то документ далее пересылается в архив, а если более 500 рублей - то передается пользователю Петрову.

В некоторых универсальных СУД модуль маршрутизации входит в базовый комплект, в других его необходимо покупать отдельно. Однако даже если модуль маршрутизации входит в базовый комплект, но при этом он не подходит для решаемых задач, то полнофункциональные модули маршрутизации всегда можно приобрести у третьих фирм.

В состав большинства СУД входят утилиты для просмотра документов (viewer), понимающие многие десятки форматов файлов. Это очень удобные средства. Предположим, пользователь разрабатывает чертежи с помощью САПР AutoCAD. Устанавливать Auto-

CAD, стоящий 3000 долларов, сотруднику, занятому лишь проверкой чертежей, - слишком большая роскошь. Программа просмотра позволяет не тратиться на закупку дополнительных лицензий на AutoCAD, при этом она занимает значительно меньше места на клиентских машинах. Но, если говорить откровенно, входящие в базовый комплект СУД программы просмотра достаточно слабы, хотя и подходят для большинства офисных задач. Однако рынок предполагает множество разнообразных мощных программ просмотра, интегрируемых с СУД.

При организации коллективной работы возможность аннотирования документов оказывается обычно весьма полезна. В ряде случаев по тем или иным причинам пользователь не имеет прав на внесение изменений в документ в процессе согласования, но он бы хотел тем не менее высказать свои замечания. Как правило, подобные проблемы решаются за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации и передачи пользователям прав на редактирование такого поля карточки. Но такое решение не всегда спасает положение, например замечания по поводу графического документа очень трудно иногда выразить словами. Недостатки гораздо проще было бы указать графическими средствами на самом изображении. Это позволяет сделать так называемая функция "красного карандаша". Однако только Documentum EDMS имеет подобное средство в базовом комплекте поставки. Но и пользователи других СУД не остаются внакладе, поскольку на рынке имеется немало подобных продуктов.

Важной особенностью универсальных СУД является высокая степень их интеграции с прикладными программами за счет использования механизмов OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и других. Для работы с документами прибегать к утилитам СУД нет необходимости. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части СУД прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь Microsoft Word, открывая файл, увидит библиотеки и папки с документами СУД, откуда он и выбирает нужный документ (см. Рисунок 2). А при сохранении документ будет автоматически помещаться в базу СУД. То же относится и к другим офисным и ко многим специализированным (наподобие AutoCAD) программам. Благодаря интеграции СУД с прикладными программами затраты на внедрение СУД и на обучение персонала значительно снижаются.

Рисунок 2. Интеграция Microsoft Word и DOCS Open.

Помимо прочего, для универсальных СУД разработаны модули ввода документов со сканера, связи с электронной почты, с программами пересылки факсов и многие другие.

Прежде чем вести речь об особенностях конкретных универсальных СУД, представленных на российском рынке, мы поговорим о том, какое место такие системы занимают в информационной инфраструктуре предприятия.

МЕСТО УНИВЕРСАЛЬНЫХ СУД

Подходов к решению проблем, связанных с управлением документами, существует множество. Помимо универсальных СУД это и средства коллективной работы, наподобие Lotus Notes; и специализированные системы управления документами, в частности финансовыми или чертежными; и, наконец, приложения в составе систем управления предприятием или корпоративных информационных систем. Чем же универсальные СУД отличаются от них? И какие они имеют преимущества или недостатки?

На самом деле постановка вопроса, какой из подходов лучше, неправильна. Для одних задач лучшим решением может оказаться использование Lotus Notes, тогда как для других - DOCS Open. Все зависит от конкретной ситуации. Важным качеством универсальных СУД является то, что они позволяют решать очень многие задачи управления документами. Но, во-первых, всех задач они не решают, а во-вторых, применение специализированных программ может оказаться дешевле и/или эффективней. Еще одной чертой универсальных СУД является то, что они могут служить связующим звеном между различными специализированными системами, создавая таким образом фундамент для организации делопроизводства всего предприятия.

При знакомстве с универсальной СУД наиболее часто задаваемый вопрос касается их отличия от программ поддержки коллективной работы, и прежде всего от Lotus Notes. Если вернуться к возможностям универсальных СУД, то можно отметить следующие свойства, отсутствующие в программах поддержки коллективной работы:

• неограниченность размера архива универсальной СУД;
• встроенная поддержка полнотекстовой индексации;
• поддержка версий и подверсий документов;
• хранение документов в архиве в исходном формате;
• ведение журналов действий пользователей.

Можно ли на основе Lotus Notes создать полноценную систему управления документами? В принципе, да, возможно, тем более что Lotus Notes имеют развитую среду разработки приложений. Кроме того, некоторые из перечисленных возможностей реализуются имеющимися на рынке приложениями для тех же Lotus Notes. Но для универсальных СУД они уже есть в комплекте! Так что, насколько такой подход будет эффективен - это еще вопрос. Lotus Notes имеют ограниченную и притом закрытую базу данных. С большими объемами информации она будет работать медленно. Тем не менее для небольших организаций с малым объемом информации, где не требуется вся мощь универсальных СУД применение Lotus Notes, Microsoft Exchange или Novell GroupWise в качестве СУД вполне оправданно. Кстати, универсальные СУД имеют, как правило, шлюзы в перечисленные программы и могут задействовать почтовые средства программ типа Lotus Notes.

Что касается специализированных систем управления документами, их можно условно разделить на две категории. Первую категорию составляют продукты, изначально ориентированные на узкопрофильное применение и не имеющие средств интеграции с другими системами. В основном они представлены местными разработчиками. Такие программы предназначены для решения конкретных финансовых задач, управления персоналом, ведения складского учета и т. д. К сожалению, большинство подобных приложений имеют серьезные ограничения с точки зрения их применения в корпоративной среде. Каждое из них ведет свою собственную базу данных, причем эти хранилища информации никак друг с другом не связаны. В результате затраты на поддержание общей инфраструктуры оказываются таковы, что заставляют любого непредвзятого человека усомниться в разумности подобного подхода.

Вторую категорию составляют специализированные приложения, имеющие средства интеграции с другими системами. Так, программы PDM (Product Document Management) предназначены для решения целого класса задач, связанных с проектированием изделий. С их помощью одно и то же изделие может разрабатываться сразу несколькими проектировщиками. Программы TDM (Technical Document Managenent) призваны обслуживать другой класс задач, связанных с подготовкой технической документации. В качестве примера системы категории PDM/TDM можно отметить AutoDesk WorkCenter. Разумеется, рынок предлагает и бухгалтерские, и финансовые программы, программы учета людских и материальных ресурсов с открытым интерфейсом и, самое главное, обеспечивающие интеграцию с универсальными СУД. Кстати говоря, такие приложения и модули разрабатываются не только западными, но и российскими компаниями, притом российские разработки учитывают специфику нашего делопроизводства и местные стандарты.

Если рассматривать корпоративные информационные системы и системы управления предприятием, то они обычно имеют модули для поддержки делопроизводства, но возможности многих из них весьма ограничены. Большинство универсальных СУД поддерживает интеграцию с известными системами управления предприятиями, в особенности с продуктами SAP и PeopleSoft. Беда только в том, что очень немногие отечественные предприятия согласны устанавливать КИС - пока они слишком дороги и трудно адаптируются к российским условиям.

Однако вернемся к рассмотрению универсальных СУД. В мире их имеется более десятка, но на российском рынке представлены всего три: DOCS Open компании PC DOCS, Documentum EDMS компании Documentum и DocuLive компании Siemens Nixdorf. Чтобы СУД завоевала признание на отечественном рынке, система должна иметь по крайней мере локализованный пользовательский интерфейс и сервис полнотекстового поиска с поддержкой русского языка. В представительствах западных фирм можно встретить и другие СУД, но они не локализованы и рассчитаны исключительно на английский язык.

Помимо перечисленных СУД ряд отечественных компаний продает свои собственные системы. Такие программы отвечают большинству требований, предъявляемых к СУД. Но у них есть один весьма существенный недостаток: очень малое количество наработок третьих фирм, расширяющих базовые возможности системы, а именно этим ценны Documentum EDMS, DOCS Open и DocuLive. Да и ограничений у отечественных СУД гораздо больше. Справедливости ради можно отметить, что далеко не всем требуются функциональная мощь Documentum, DOCS Open или DocuLive.

Теперь остановимся вкратце на особенностях каждой из трех универсальных СУД.

DOCS OPEN

Локализованная версия DOCS Open американской компании PC DOCS известна в России с 1995 г. До недавнего времени система DOCS Open строилась в рамках двухуровневой модели клиент-сервер (см. Рисунок 1). Новое поколение системы под наименованием DOCS Fusion соответствует трехуровневой модели с участием сервера приложений (см. Рисунок 3). В данной версии промежуточным звеном выступает сервер приложений DOCS Fusion, осуществляющий обработку запросов со стороны клиентов DOCS Fusion к архиву документов DOCS Open. Использование сервера приложения повышает производительность и масштабируемость СУД. К тому же такой подход позволяет использовать более тонкие клиенты. Клиенты предыдущих версий DOCS Open также поддерживаются, но они работают в архитектуре клиент-сервер.

Рисунок 3. Архитектура системы управления документами DOCS Fusion.

Для хранилища карточек DOCS Open/Fusion можно задействовать SQL-серверы Oracle, Microsoft SQL Server и Sybase. Хранилища документов могут быть размещены на любых сетевых файловых системах, в том числе на NetWare, Windows NT, NFS, Banyan VINES. Однако DOCS Open/Fusion ориентирована прежде всего на платформу Windows NT, и это относится не только к хранилищу документов. Во-первых, DOCS Open/Fusion может напрямую использовать базу данных пользователей NT, а, во-вторых, специальный модуль безопасности Document Sentry Agent, препятствующий доступу к документам, минуя СУД, имеется только для NT.

Сервер полнотекстовой индексации размещается исключительно на платформе Windows. В качестве модуля, отвечающего за полнотекстовую индексацию, могут быть взяты продукты компаний Verity и Fulcum. Однако эти приложения поддерживают русский язык с некоторыми ограничениями. Более требовательные заказчики могут приобрести продукт Lingvo Fulltext Retrieval российской компании ABBYY, учитывающий морфологию русского языка.

В качестве клиентских платформ для DOCS Open и DOCS Fusion в настоящее время поддерживаются Windows 95/98/NT. Для доступа к документам из браузеров Web был разработан серверный модуль CyberDOCS, осуществляющий динамическое преобразование документов в формат HTML. Сервер приложений DOCS Fusion и сервер CyberDOCS размещаются на платформе Windows NT.

Базовый комплект DOCS Open/Fusion включает модуль свободной маршрутизации DOCS Routing, программу просмотра, средства интеграции с офисными приложениями. Особый интерес представляет дополнительный модуль DOCS Unplugged для поддержки мобильных пользователей. С его помощью пользователь может забрать документы из архива DOCS Open и работать с ними, не имея связи с СУД, например в командировке. При этом в архиве документы будут заблокированы. После того как пользователь вновь подключится к СУД, документы автоматически синхронизируются с архивом.

Различные производители предлагают модули для DOCS Open, позволяющие работать с факсовыми и почтовыми программами, вводить документы со сканеров, шифровать документы, управлять технической и чертежной документацией и делать многое другое.

DOCS Open имеет прекрасную объектно-ориентированную систему для разработки приложений, а также средства организации интерфейса прикладных программ с функциями СУД.

В России внедрением DOCS Open/Fusion занимается около полутора десятков компаний, причем они не ограничиваются исключительно внедрением, а предлагают и собственные модули. Среди них мы бы хотели выделить дистрибьютора DOCS Open компанию TerraLink и Мастер-реселлера компанию "Весть", благодаря усилиям которых DOCS Open стала самой популярной универсальной СУД в нашей стране. Кстати, модуль свободной маршрутизации DOCS Routing был разработан компанией "Весть" (оригинальное название WorkRoute I), и теперь PC DOCS поставляет его в базовом комплекте DOCS Open по всему миру. Известность получили также такие отечественные разработки, интегрируемые с DOCS Open, как система документооборота Optima WorkFlow ("Оптима"), система учета договоров "АиТ:Договора" ("АиТ"), система автоматизации проектирования "Компас" ("Аскон"), система распознавания текста Fine Reader (ABBYY), система управления информацией об изделии PartY?97 ("Лоция Софт") и другие.

По мнению системного инженера TerraLink Александра Бейдера, система DOCS Open/Fusion может успешно использоваться как небольшими компаниями, так и многонациональными корпорациями. Но все же основные преимущества DOCS Open сказываются при количестве рабочих мест более 50. Цена системы на одно рабочее место зависит от количества клиентов и заказанных модулей: в базовом комплекте она составляет 500-1000 долларов в пересчете на одно место.

DOCUMENTUM EDMS

Исключительно мощная система Documentum EDMS американской компании Documentum в локализованном виде появилась в России только осенью 1997 г. Поэтому по популярности она сильно отстает от DOCS Open. Тем не менее эта система обладает качествами, благодаря которым она вполне способна потеснить на рынке других игроков.

В отличие от остальных СУД, Documentum EDMS использует объектно-ориентированный подход и базируется на концепции обобщенного документ-объекта (Docobject). Каждый такой объект состоит из четырех частей: содержимого документа; его атрибутов; связей с другими объектами и операций, проводимых над документ-объектом, в частности маршрутов его прохождения. Такое решение позволяет очень гибко оперировать документами.

Один документ-объект может содержать несколько представлений (форматов) документа, причем система автоматически синхронизирует содержимое всех представлений при изменении одного из них. Благодаря этой особенности система позволяет клиенту просматривать и аннотировать документы в формате PDF программы Adobe Acrobat Reader и Acrobat Exchange (Acrobat Exchange входит в комплект поставки Documentum EDMS).

Documentum EDMS работает в соответствии с трехуровневой моделью "клиент - сервер приложений - база документов" (см. Рисунок 4). База документов DocBase может помещать содержимое документов как в сетевую файловую систему, так и в СУБД. Атрибуты документов база DocBase хранит под управлением одного из SQL-серверов: Oracle, Microsoft SQL Server, Sybase или Informix. Следует отметить, что карточки документов в Documentum EDMS не обязательны, но для удобства их обычно используют. Более того, в зависимости от прав пользователей один и тот же документ может иметь несколько карточек, показывающих только те атрибуты, которые пользователю необходимы и разрешены.

Рисунок 4. Архитектура системы управления документами Documentum EDMS.

Ядро системы образует сервер приложений DocPage. Он отвечает за обработку запросов клиентов к архиву документов. В его состав входит и сервис полнотекстовой индексации.

Доступ к документам через браузеры Web организуется с помощью сервера RightSite. RightSite позволяет формировать страницы Web на лету (из фрагментов, хранящихся в DocBase), представлять страницы в соответствии с текущими правами доступа, поддерживать корректность ссылок и т. д.

Модуль AutoRender Pro отвечает за автоматическую генерацию PDF-версий документов. DocPage Builder представляет собой набор средств по разработке приложений для управления документами в рамках Documentum EDMS. Назначение модуля Spider состоит в обслуживании сервера RightSite.

Отличительной особенностью Documentum EDMS является наличие нескольких типов клиентских мест.

WorkSpace - средство управления для координаторов СУД, т. е. привилегированных пользователей, задача которых состоит в организации работы других пользователей и определении логики работы системы.

SmartSpace предназначен для рядовых участников делопроизводства и имеет все средства интеграции с прикладными программами.

ImageViewer рассчитан на потребителей документов, не имеющих непосредственного отношения к процессу делопроизводства. Данный клиент предоставляет возможность просмотра и аннотирования документов.

SmartSpace Intranet и ViewSpace Intranet являются аналогами Smart-Space и ImageViewer, но предназначены для работы через браузеры Web.

Documenum EDMS поддерживает клиентов на платформах Windows 95/98/NT, Macintosh и X-терминалов.

В базовую поставку Documentum EDMS входит достаточно мощный сервис жесткой маршрутизации, поэтому у заказчиков обычно не возникает желания переходить на другой продукт.

Для Documentum EDMS разработано огромное количество модулей, но, к сожалению, практически все они не локализованы. Тем не менее ситуация постепенно меняется к лучшему.

В России поставкой и внедрением данной СУД занимаются три фирмы: SWD RealTime System (г. Санкт-Петербург), системный интегратор TopS Systems Integrator и компания "Весть". Уже имеется опыт внедрения системы на уровне крупного предприятия.

По словам консультанта компании TopS Альберта Бертякова, Documentum EDMS предназначена для средних и крупных компанией, особенно со сложной гетерогенной средой. Стоимость СУД в зависимости от количества клиентов составляет от 700 до 1500 долларов в пересчете на одно рабочее место.

DOCULIVE

СУД DocuLive была первоначально разработана норвежским отделением немецкого компьютерного гиганта Siemens Nixdorf для нужд норвежской армии. Довольно неожиданно эта система была весьма высоко оценена специалистами. Локализованная версия DocuLive появилась в России летом 1998 года.

Уникальной особенностью DocuLive является то, что она поставляется в исходных кодах. И это в базовом комплекте серьезного коммерческого продукта! Исходные тексты позволяют заказчикам без проблем подстраивать систему под свои нужды, разрабатывать свои собственные компоненты и даже изменять логику работы системы.

Система DocuLive работает в соответствии с двухуровневой моделью клиент-сервер (см. Рисунок 5). Карточки документов и папок хранятся на SQL-сервере (Oracle, Microsoft, Sybase, Informix), а документы - на файловом сервере. В отличие от других систем, доступ к содержимому документов может осуществляться не только с помощью сетевой файловой системы, но и по FTP. Кроме того, документы могут храниться в базе SQL-сервера в виде двоичных объектов.

Рисунок 5. Архитектура системы управления документами DocuLive.

Для DocuLive предлагаются следующие модули, которые могут быть установлены в соответствии с пожеланиями заказчика:

• DocuLive Basic;
• DocuLive View;
• DocuLive WorkFlow;
• DocuLive Scan;
• DocuLive Full Text Search;
• DocuLive for WWW.

Базовым является модуль DocuLive Basic. Он обеспечивает описание структуры пользователей и баз данных, а также регламентирует доступ пользователей в соответствии с ролевыми назначениями. Ролевой доступ определяется в трехуровневой среде "организация - подразделение - сотрудник". Модуль формализует организационно-штатную структуру заказчика и реализует свободную схему маршрутизации документов и работ. Кроме DocuLive Basic все остальные модули являются дополнительными.

Модуль Document View предназначен для просмотра документов в стандартных форматах различных приложений. Однако выбор средств просмотра этим не ограничивается, кроме того, более мощные модули, в частности продукты компании Rasterex, предусматривают возможность аннотирования.

Модуль DocuLive WorkFlow отвечает за документооборот. Российским заказчикам предлагается использовать продукт WorkRoute II, разработанный компанией "Весть" и обеспечивающий жесткую маршрутизацию.

Дополнительный модуль DocuLive Scan служит для ввода графических изображений со сканера. В русском варианте распознавание текста осуществляется с помощью продукта Fine Reader компании ABBYY.

Модуль DocuLive Full Text Search предоставляет сервис полнотекстовой индексации. Российские заказчики могут воспользоваться продуктом Lingvo Full Text Retrieval компании ABBYY, учитывающим морфологию русского языка и поддерживающим нечеткий поиск.

За организацию работы с документами в среде Intranet/Internet отвечает модуль DocuLive for WWW.

Помимо встроенной электронной почты DocuLive имеет и шлюзы в распространенные офисные системы электронной почты.

В отличие от других СУД, на клиентских машинах DocuLive устанавливается одна-единственная программа (помимо средств интеграции с прикладными программами). Однако интерфейс, элементы меню и функции внутри этой программы меняются в зависимости от прав пользователя и установленных модулей. Клиентами DocuLive могут быть только компьютеры Wintel, вместе с тем выбор серверных платформ достаточно разнообразен. Доступ через Web может осуществляться с любого компьютера, оснащенного просмотровой программой-браузером.

В России поставкой и внедрением данной СУД занимаются три фирмы: ABBYY, "Весть", "ЭЛКО Технологии". Они проделали огромную работу по локализации и адаптации DocuLive к местным условиям.

По мнению старшего управляющего компании ABBYY Арама Пахчаняна, DocuLive рассчитана на средние и крупные предприятия с числом участников делопроизводства от нескольких десятков до многих тысяч человек. Стоимость DocuLive зависит от количества заказанных модулей и числа клиентов и составляет 400-1000 долларов на одно рабочее место.

ВНЕДРЕНИЕ СУД

Благодаря поддержке таких отраслевых стандартов, как ActiveX, OLE Automation, ODMA, ODBC, MAPI, универсальные СУД сравнительно легко интегрируются с прикладными программами. Но все же внедрение подобной системы на предприятии может оказаться далеко не простым делом. Чтобы получить ощутимую отдачу, во-первых, организацию работы с документами на предприятии следует предварительно подвергнуть тщательному анализу, а, во-вторых, процесс делопроизводства может потребоваться частично реорганизовать. Все это стоит значительных денег, порой сопоставимых с ценой СУД. Хотя перечисленные СУД являются в большей мере "коробочными" изделиями, их доводка в соответствии с требованиями заказчика требует определенных усилий. Правда, СУД легко адаптируется к разным условиям, но проблема все равно остается. Интеграторы СУД как раз и призваны решать эти задачи. Проще и дешевле иметь дело с ними, чем заниматься внедрением продукта самостоятельно или, что еще менее эффективно, пытаться разработать свою собственную систему делопроизводства, как это привыкли делать на отечественных предприятиях.

Но и выбор конкретной СУД может оказаться нелегким и потребовать привлечения специалистов. К примеру, "Весть" - компания уникальная в том смысле, что она занимается внедрением всех трех универсальных СУД. На вопрос, как они могут одновременно поставлять прямо конкурирующие системы, сотрудник "Вести" Валерий Климов ответил, что, хотя системы в некоторых областях действительно конкурируют, каждая из них имеет свою специфику. И задача заказчика (и интегратора) выбрать такую систему, чтобы она в полной мере решала поставленные задачи в области делопроизводства и при этом не была избыточной.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проблемы автоматизации делопроизводства были и всегда останутся актуальными для большинства организаций. Одним подойдет система коллективной работы, другим - специализированная СУД. Кому-то может показаться, что СУД стоят дорого. А разве рачительно использовать компьютеры в 1500 долларов в качестве печатающих машинок? Или задействовать сетевую среду, по стоимости сопоставимую с вычислительной техникой, лишь для копирования файлов? Универсальная же система управления документов позволяет решить проблему организации делопроизводства на средних и крупных предприятиях. На Западе СУД весьма популярны. Будем надеяться, что они заинтересуют и отечественные предприятия.

В этой статье мы затронули лишь малую толику возможностей универсальных СУД. Заинтересованные читатели могут обратиться к более детальному анализу этих систем. В первую очередь мы рекомендуем обратить внимание на специализированную газету "Электронный офис" компании "Весть" (http://www.vest.msk.ru/eo), посвященную проблемам управления документами, ведению архивов документов и всем смежным вопросам. Для более конкретного знакомства с заинтересовавшими его системами читатель может посетить серверы Web производителей и интеграторов СУД (см. Таблицу).

Константин Пьянзин - обозреватель LAN. С ним можно связаться по электронной почте: [email protected] .

Ресурсы Internet

Универсальные системы управления документами

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

Группа Т62

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ

Общие требования

System of standards on information, librarianship and publishing.
Records management. General requirements

ОКС 01.140.20

Дата введения 2007-07-01

Предисловие

Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании" , а правила применения национальных стандартов Российской Федерации - ГОСТ Р 1.0-2004 "Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения"

Сведения о стандарте

1 ПОДГОТОВЛЕН Государственным учреждением Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела "ВНИИДАД" на основе соответствующего аутентичного перевода международного стандарта, указанного в пункте 4

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело"

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. N 28-ст

4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 15489-1:2001 "Информация и документация. Управление записями. Общие положения" (ISO 15489-1:2001 "Information and documentation - Records management - General").

Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования аутентичного перевода для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5-2004 (пункт 3.5).

При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о которых приведены в дополнительном приложении А

5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ


Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом информационном указателе "Национальные стандарты", а текст изменений и поправок - в ежемесячно издаваемых информационных указателях "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячно издаваемом указателе "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет

1 Область применения

1 Область применения

Настоящий стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования.

Положения настоящего стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.

Настоящий стандарт:

- распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы (далее - организации);

- содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций;

- содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001;

- содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.

Настоящий стандарт не распространяется на управление архивными документами, хранящимися в архивных учреждениях.

Настоящий стандарт предназначен для:

- руководителей (менеджеров) организаций;

- специалистов в области управления документами, информацией и технологиями;

- сотрудников (персонала) организаций;

- физических лиц, обязанных создавать и сохранять документы.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ИСО 5127-11:87 Информация и документация. Словарь

ИСО 5963-85 Документация. Методы анализа документов, определения их темы и подбора индексированных терминов для составления указателей

ИСО 9001-2000 Системы менеджмента качества. Требования

ИСО 14001-96 Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 архивный орган; архивное учреждение (archival authority): Учреждение, ответственное за отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам и согласование уничтожения документов, не подлежащих хранению.

3.2 (records system): Информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.

3.3 документ (record): Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

3.4 доступ (access): Право, возможность, средства для поиска, извлечения или использования информации.

3.5 индексирование (indexing): Процесс проставления условных обозначений и составления указателей, служащих для упрощения доступа к документам и (или) информации.

3.6 классификация (classification): Систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификационной системе.

3.7 конвертирование (conversion): Процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. Ср. миграция (см. 3.11).

3.8 контроль (tracking): Создание, включение в систему управления документами и сохранение информации о движении и использовании документов.

3.9 контроль действий (action tracking): Процесс отслеживания сроков совершения действий, а также процесс установления связи этих отдельных действий с деловой деятельностью в целом.

3.10 метаданные (metadata): Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими.

3.11 миграция (migration): Перемещение документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования. Ср. конвертирование (см. 3.7).

3.12 обеспечение сохранности (preservation): Процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени.

3.13 отбор и передача (disposition): Процессы реализации управленческих решений, зафиксированных в перечнях документов или других инструментах управления документами, и касающихся уничтожения документов или передачи их на последующее хранение.

3.14 перемещение (transfer) (в отношении места хранения): Изменение места хранения документа.

3.15 передача (transfer) (в отношении способа хранения): Изменение способа хранения документов, права собственности и (или) ответственности за документы.

3.16 отчетность (accountability): Принцип, в соответствии с которым частные лица, организации и общество ответственны за свои действия.

3.17 регистрация (registration): Присвоение документу уникального идентификатора при его вводе в систему.

3.18 уничтожение (destruction): Ликвидация документов без какой-либо возможности восстановления.

3.19 управление документами (records management): Совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.

4 Преимущества управления документами

Управление документами распространяется на практическую деятельность лиц, осуществляющих управление документами, а также лиц, создающих или использующих документы в ходе своей деловой деятельности. Управление документами в организации включает в себя:

a) принятие политики и стандартов в сфере управления документами;

b) распределение ответственности и полномочий по управлению документами;

c) установление, внедрение и распространение руководящих указаний и регламентов работы с документами;

d) предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов;

e) проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;

f) интегрирование процессов управления документами в системы и процессы деловой деятельности.

Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать отчетность.

Документы позволяют организациям:

- осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и ответственно;

- предоставлять информацию последовательно и объективно;

- обеспечивать информационную поддержку при принятии управленческих решений;

- обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;

- повышать эффективность деятельности всей организации;

- обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;

- соблюдать требования нормативной среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;

- обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая риски, связанные с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;

- защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;

- обеспечивать и документировать научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, инновационную деятельность, а также исторические исследования;

- предоставлять документированные доказательства личной, общественной и деловой деятельности;

- обеспечивать деловую, персональную и культурную идентичность;

- поддерживать корпоративную, индивидуальную и социальную память.

5 Нормативная среда

Всем организациям необходимо идентифицировать нормативную среду, регулирующую их деятельность и требования к документированию их деятельности. Политика и процедуры деятельности организаций должны учитывать требования нормативной среды. Нормативные документы, отражающие деятельность организации, должны содержать соответствующие доказательства ее соответствия нормативной среде.

Нормативная среда включает в себя:

a) законы и нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и в специфических отраслях, в том числе законы и нормативные акты, относящиеся непосредственно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательствам, электронной коммерции, защите данных, информации;

b) стандарты, относящиеся к практической деятельности;

d) добровольно применяемые этические кодексы и нормы;

e) идентифицируемые социальные ожидания (потребности), касающиеся адекватного поведения в специфической отрасли или организации.

Тип организации и отрасли, к которой она принадлежит, определяют, какие из этих элементов нормативной среды (по отдельности или вместе) в наибольшей степени применимы при управлении документами в конкретной организации.

6 Политика управления документами и ответственность

6.1 Общие положения

Организация, стремящаяся к соблюдению требований настоящего стандарта, должна принимать, документально фиксировать, поддерживать и распространять принципы политики, процедуры и практику управления документами с тем, чтобы обеспечивать необходимые для работы доказательства, отчетность и иную информацию о своей деятельности.

6.2 Принципы политики

Организации должны определять и документально фиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержка системы управления аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение установленного (необходимого) периода времени. Организации должны обеспечивать информирование о проводимой политике и ее применение на всех организационных уровнях.

Принципы политики должны быть приняты и одобрены на высшем уровне принятия управленческих решений и распространены во всей организации. Также следует распределять ответственность за ее соблюдение.

Принципы политики следует разрабатывать на основе анализа деловой деятельности. Она должна определять, в каких областях в наибольшей степени применяют те или иные нормативные акты (законы, нормативные акты, стандарты, практические рекомендации), регламентирующие создание документов, связанных с деловой деятельностью. При этом организации должны учитывать свою организационную среду, а также экономические аспекты. Принципы политики следует регулярно пересматривать с тем, чтобы обеспечивать отражение ею текущих потребностей деловой деятельности.

6.3 Ответственность

Ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, администраторами систем управления документами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности) и отражена в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах организации. Особая ответственность в области управления документами должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации. Назначение ответственных лиц должно быть регламентировано распорядительным документом.

Ответственность в области управления документами должна включать в себя следующие положения:

a) специалисты в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность систем управления документами и их эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователей управлению документами и применению систем управления документами в индивидуальной практической деятельности;

b) ответственность руководства заключается в поддержке применения политики управления документами во всей организации;

c) администраторы системы управления документами отвечают за то, чтобы вся документация была точной, удобной для восприятия и доступной для персонала организации;

d) все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.

В процессе планирования и внедрения политики и процедур управления документами должны принимать участие архивные органы.

7 Требования к управлению документами

7.1 Принципы разработки программ управления документами

Документы создаются, поступают и используются в процессе осуществления деловой деятельности. Для обеспечения непрерывности деловой деятельности, соблюдения соответствия нормативной среде и обеспечения необходимой отчетности организации должны создавать и сохранять аутентичные, надежные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени. Для этого организации должны принимать и выполнять комплексную программу управления документами, включающую в себя:

a) перечни документов для каждого процесса деловой деятельности и требования к информации, подлежащей включению в документы;

b) решения, какой формы и структуры должны быть создаваемые и включаемые в систему документы и какие технологии для их создания и обработки следует использовать;

c) требования к составу метаданных, их структуре и управлению ими;

d) установление требований к поиску, использованию и передаче документов, а также срокам хранения документов;

e) решение, как организовывать документы с тем, чтобы они отвечали требованиям, предъявляемым к их использованию;

f) оценку рисков, связанных с отсутствием официальных документов, отражающих деятельность организации;

g) обеспечение сохранности документов и доступа к ним в целях выполнения требований деловой деятельности и общественных ожиданий;

h) соответствие правовым требованиям, нормативной среде, стандартам и политике организации;

i) обеспечение хранения документов в безопасной и защищенной среде;

j) обеспечение хранения документов в течение необходимого или требуемого срока;

k) определение и оценку возможностей повышения эффективности и результативности организационных процессов, решений и действий в результате качественного управления документами.

Правила создания документов и метаданных о документах и их включения в систему управления документами должны быть внедрены в процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых требуется доказательство осуществления действий.

Долгосрочное планирование деловой деятельности и меры в случае непредвиденных обстоятельств должны гарантировать, что документы, важные для продолжительного функционирования организации, защищены и могут быть восстановлены в случае необходимости.

7.2 Характеристики документа

7.2.1 Общие положения

Документ должен объективно отражать то, что сообщено или решено, или предпринято действие. Документ должен отвечать потребностям деловой деятельности, к которой он относится, и использоваться в целях отчетности.

Электронный документ должен содержать или постоянно быть связан с метаданными, отражающими операции, совершаемые с документом в процессе деловой деятельности. При этом:

a) структура документа, его формат и взаимосвязи между составляющими документ элементами должны оставаться неизменными, не искаженными метаданными;

b) в метаданных о документе должен быть отражен контекст его создания, получения и использования (в том числе процесс деловой деятельности, частью которого является данная операция, дата и время данной операции и ее участники),

c) в метаданных о документе должны быть представлены связи между отдельными документами, составляющими в совокупности единый комплекс документов.

Принципы политики, процедуры и практика управления документами должны обеспечивать создание подлинных документов, обладающих характеристиками, указанными в 7.2.2-7.2.5.

7.2.2 Аутентичность

Документ является аутентичным, если он:

a) соответствует установленным правилам;

b) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;

c) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.

Чтобы обеспечивать аутентичность документов, организации должны внедрять и документально фиксировать принципы политики и процедуры контроля над созданием, получением, передачей, хранением и отбором (изъятием) документов и тем самым гарантировать, что создатели документов уполномочены на это и могут быть идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия (засекречивания).

7.2.3 Достоверность

Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы следует создавать во время или сразу же после операции или ситуации, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции.

7.2.4 Целостность

Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.

Необходимо, чтобы документ был защищен от несанкционированного изменения. Политика и процедуры управления документами должны указывать, какие дополнения или изменения могут быть применены к документу после его создания, при каких обстоятельствах дополнения или изменения могут быть разрешены и кто уполномочен сделать это. Любые санкционированные изменения, добавления или удаления в документе следует четко обозначать и контролировать.

7.2.5 Пригодность для использования

Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен отражать связь с деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Контекстные ссылки документов должны нести информацию, необходимую для понимания операций деловой деятельности, в которых эти документы были созданы и применялись. Должна быть предоставлена возможность идентифицировать документ в широком контексте деловой деятельности и функций. Связи между документами, фиксирующие последовательность действий, должны быть сохранены.

8 Проектирование и внедрение системы управления документами

8.1 Общие положения

Стратегия управления документами основывается на разработке и внедрении в практику работы принципов политики, процедур и правил документирования, а также на проектировании и внедрении систем управления документами, соответствующих текущим потребностям организации и нормативной среде.

Принятая организацией стратегия управления документами собственной деловой деятельности должна определять, какие документы, когда, как и где следует включать в систему управления документами.

Стратегия внедрения соответствующей системы управления документами может включать в себя:

a) проектирование системы управления документами;

b) документирование процессов функционирования системы управления документами;

c) подготовку сотрудников, работающих с документами;

d) конвертирование документов в новую систему управления документами и новые форматы;

e) установление стандартов, проверку соответствия им и их соблюдения;

f) определение сроков хранения и принятие решений относительно ценности документов (при соблюдении соответствия нормативной среде).

Стратегия управления документами должна быть документально зафиксирована в соответствующем плане, например в стратегическом плане по управлению информацией, который должен входить в состав планово-финансовой документации организации.

Информационные системы, прикладные программы и коммуникационные системы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности следует проектировать, модифицировать или перепроектировать так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности это не мешало созданию соответствующих документов как составной части системы управления документами.

8.2 Характеристики систем управления документами

8.2.1 Введение

Системы управления документами должны поддерживать документы, обладающие характеристиками, указанными в 7.2, а сами системы управления должны обладать характеристиками, установленными в 8.2.2-8.2.6.

8.2.2 Надежность

Любая система, используемая для управления документами, должна быть способной длительно и эффективно функционировать в соответствии с требуемыми процедурами.

Система управления документами должна:

а) включать все документы в рамках охватываемой ею деловой деятельности в соответствии с установленным порядком;

b) организовывать документы таким образом, чтобы отражать процессы деловой деятельности создателя (исполнителя) документов;

c) защищать документы от несанкционированного изменения, изъятия или уничтожения;

d) выступать в качестве основного источника информации о действиях, зафиксированных в документах;

e) обеспечивать доступ ко всем относящимся к определенному вопросу документам и связанным с ними метаданным.

Показатели надежности системы управления документами должны быть документально зафиксированы путем создания и сохранения документов, регламентирующих порядок работы данной системы. Эти документы должны подтверждать соответствие данной системы управления документами критериям перечислений а)-е).

Система управления документами должна реагировать на изменения потребностей деловой деятельности, но любые изменения в системе не должны влиять на характеристики документов, включенных в нее. Перемещение документов из одной системы управления документами в другую следует проводить таким образом, чтобы не оказывать неблагоприятного воздействия на характеристики документов.

8.2.3 Целостность

Для предотвращения несанкционированного доступа к документам, их уничтожения, изменения или перемещения в системе управления документами следует применять контрольные мероприятия, такие как мониторинг доступа, верификация пользователей. Уничтожение документов и их засекречивание должны быть санкционированы. Такой контроль может осуществляться внутри самой системы управления документами или быть внешним по отношению к конкретной системе. В отношении электронных документов организация должна иметь возможность доказать, что любые системные сбои, обновления программного обеспечения или регулярная эксплуатация системы управления документами не влияют на качество сохранности документов.

8.2.4 Соответствие

Системы управления документами в организациях должны быть управляемы в соответствии со всеми требованиями, предъявляемыми текущей деловой деятельностью, нормативной средой и общественными ожиданиями. Сотрудники, создающие документы, должны понимать, как эти требования влияют на действия, которые они выполняют. Соответствие системы управления документами таким требованиям следует регулярно проверять, а документы этих проверок следует хранить в целях доказательства.

8.2.5 Комплексность

Системы управления документами должны управлять документами, являющимися результатом всех видов деловой деятельности организации или ее структурного подразделения.

8.2.6 Системность

Документы следует создавать и сохранять системно. Системность работ в сфере управления документами достигается путем проектирования и применения как системы управления документами, так и других систем управления деловой деятельностью.

Система управления документами должна иметь точную документально зафиксированную политику, распределение ответственности и формальную методологию управления ею.

8.3 Проектирование и внедрение систем управления документами

8.3.1 Общие положения

Система управления документами должна обладать функциональными характеристиками, позволяющими выполнять и поддерживать процессы управления документами, описанные в разделе 9.

При принятии решений, связанных с проектированием и внедрением системы управления документами и поддерживанием ею процессов управления документами, следует принимать во внимание необходимость их соответствия организационным структурам управления.

8.3.2 Документирование операций

Системы управления документами должны полно и точно отражать все операции, произведенные непосредственно с конкретным документом, а также процессы, связанные с ним. Эти сведения могут быть зафиксированы в метаданных о документе или в контрольных протоколах системных процессов. Протоколы контроля системных процессов следует хранить, как минимум, столько же, сколько хранят документ, к которому они относятся.

8.3.3 Материальные носители информации и их физическая защита

При проектировании системы управления документами следует выбирать подходящую среду хранения и носители информации, средства физической защиты, процедуры обработки и системы хранения. Выбор носителя информации зависит от сроков хранения документов. Система управления документами должна быть подготовлена к чрезвычайным ситуациям так, чтобы определять и уменьшать риски. Во время и после восстановления деятельности организации, пострадавшей от чрезвычайных ситуаций, система управления документами должна сохранять свою целостность и демонстрировать это.

8.3.4 Распределенное управление

Системы управления документами должны быть способны поддерживать альтернативные варианты размещения документов. В некоторых случаях, если правовая и нормативная среда позволяют это, документы допускается физически хранить в одной организации, а управление ими и ответственность за них можно возлагать либо на организацию-создателя, либо на другой полномочный орган. Такой порядок размещения, различающий хранение, владение и ответственность за документы, характерен для электронных документов, размещенных в электронных системах управления документами. Перемещение документов может происходить в любое время, при этом оно должно быть контролируемо и документально оформлено.

8.3.5 Конвертирование и миграция

Системы управления документами следует проектировать так, чтобы документы оставались аутентичными, надежными и пригодными для использования независимо от любых изменений в системе управления документами (в том числе при конвертировании форматов, миграции между техническим оборудованием, операционными системами или специальными программными приложениями) в течение всего периода их хранения (в соответствии с 8.5).

8.3.6 Доступ, поиск и использование

Системы управления документами должны обеспечивать своевременный и эффективный поиск и доступ к документам, необходимым для осуществления деловой деятельности и отчетности.

Системы управления документами должны иметь и применять средства контроля доступа, чтобы обеспечивать сохранность документов. Они должны обеспечивать создание и поддержку протокола контроля системных процессов или другие методы, позволяющие эффективно защищать документы от несанкционированного использования, изменения или уничтожения.

8.3.7 Хранение и уничтожение документов

Системы управления документами должны обеспечивать процессы хранения, отбора и передачи документов для последующего хранения или уничтожения. Действия по отбору и передаче документов на дальнейшее хранение или уничтожение могут быть предприняты в любой период жизненного цикла документа, в том числе на стадии проектирования системы управления документами. Должна быть предусмотрена возможность автоматического отбора (изъятия) документов из системы управления документами для передачи их на дальнейшее хранение или уничтожение. Системы управления документами должны поддерживать протоколы контроля системных процессов или другие методы, обеспечивающие отслеживание всех действий по отбору и передаче документов на дальнейшее хранение или уничтожение.

8.4 Методология проектирования и внедрения системы управления документами

При проектировании и внедрении системы управления документами особое значение имеет методология ее проектирования и внедрения, включающая нижеперечисленные этапы.

Методология, описываемая в перечислениях а)-h), не является линейной. Эти задачи допускается выполнять на различных стадиях, многократно, частично или полностью, в соответствии с организационными потребностями, официальными требованиями и изменениями организационной среды или среды управления документами.

a) Предварительное обследование включает в себя:

- сбор информации на основе анализа документальных источников и путем интервьюирования;

- изучение целей и задач организации, ее структуры, нормативной, деловой и политической среды, критических факторов и недостатков, связанных с управлением документами.

b) Анализ деловой деятельности включает в себя:



- идентификацию и документирование каждой функции, вида деловой деятельности и операции;

- установление их иерархии;

- моделирование процессов и составляющих их операций.

c) Определение требований к документам включает в себя:

- сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования;

- выявление каждой функции и вида деловой деятельности, реализуемых с помощью документов (эти требования могут быть выполнены на основе анализа нормативной среды организации в соответствии с разделом 5);

- определение степени риска в случае, если документы не были созданы и (или) не сохранены;

- определение того, как каждое требование может быть выполнено в рамках процессов управления документами;

- четкое формулирование и документальное оформление требований к документам;

- выбор подходящей структуры документов, наилучшим образом соответствующей каждой функции, виду деловой деятельности или операции.

d) Оценка существующих систем управления документами представляет собой:

- идентификацию и анализ существующих систем управления документами и других информационных систем в целях оценки их эксплуатационных характеристик на предмет соответствия требованиям, предъявляемым к документам.

e) Обеспечение соблюдения требований к документам включает в себя:

- определение и формулирование требований к документам;

- установление принципов политики, стандартов, процедур и практических действий;

- проектирование новых систем управления документами и внедрение их таким образом, чтобы соблюдались установленные требования к документам.

Стратегия может быть применена к каждому требованию к документам отдельно или в комбинации. Стратегия должна быть выбрана на основе степени риска в случае невыполнения требования либо в рамках функции (для поддержания которой предназначена система управления документами), существующей системной среды или корпоративной культуры, в которой применяют стратегию, согласно разделу 7.

f) Проектирование системы управления документами включает в себя:

- разработку стратегии, процессов и принципов практики, описываемых в настоящем стандарте;

- обеспечение того, чтобы система управления документами поддерживала процессы деловой деятельности, а не мешала им;

- оценку и, в случае необходимости, перепроектирование процессов деловой деятельности, а также используемых информационно-коммуникационных систем для включения в них процессов по управлению документами.

g) Внедрение системы управления документами

Внедрение системы управления документами следует проводить системно с использованием проектного планирования и методологий, подходящих для данной ситуации, а также с целью интеграции работы этой системы в процессы деловой деятельности и другие связанные с ней системы.

h) Обследование после внедрения представляет собой:

- неотъемлемый и непрерывный процесс сбора информации о работе системы управления документами. Это может быть проведено путем интервьюирования работников и основных исполнителей с помощью анкет, наблюдения за системой в действии, изучения процедурных инструкций, учебных материалов и другой документации, а также путем проведения выборочных проверок качества документов, использования контрольных мер;

- сопровождение системы управления документами путем проверки и оценки ее работы;

- поддержка работы системы управления документами путем инициирования и мониторинга корректирующих действий;

- контроль функционирования системы управления документами путем установления режима непрерывного мониторинга и регулярной оценки.

8.5 Прекращение применения систем управления документами

В случае прекращения использования системы управления документами или утраты ею легитимности документы больше не следует включать в эту систему, однако находящиеся в ней документы должны быть доступны. Документы могут быть перемещены из системы управления документами в соответствии с действующими правилами хранения и отбора (передачи) или в соответствии со стратегиями конвертирования и миграции. Процесс прекращения применения системы управления документами должен быть документально зафиксирован в той мере, в которой это потребуется для сохранения аутентичности, достоверности, пригодности для использования и целостности документов, по-прежнему находящихся в этой системе, включая планы конвертирования или преобразования данных (см. 7.2).

9 Процессы управления документами и контроль

9.1 Экспертиза документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами

Определение состава документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами, базируется на анализе нормативной среды и потребностей деловой деятельности и отчетности, а также на оценке степени рисков в случае, если эти документы не будут включены в систему. Требования могут различаться в зависимости от типа организации, правового и социального контекста, в котором она действует.

Документы создают в самой организации и получают извне на различных носителях и с использованием постоянно меняющихся технологий. Документированная информация является динамичной, она может быть создана множеством исполнителей, существовать в нескольких версиях и находиться на различных стадиях формирования в течение различных периодов времени.

Документированную информацию следует включать в систему управления документами в качестве документов и связывать с метаданными, характеризующими ее особый деловой контекст, в случае, если она побуждает организации к действию, служит для их отчетности, а также документально фиксирует действия, решения или процессы принятия решений.

9.2 Определение сроков хранения документов

Принятие решений о сроках хранения документов в системе управления документами основывается на оценке нормативной среды, потребностей деловой деятельности и отчетности, а также на оценке рисков. В начале процесса к принятию таких решений следует привлекать структурные подразделения, администрирующие конкретный вид деловой деятельности, ответственного сотрудника службы управления документами и другие лица, причастные к этому процессу, в соответствии с внешней и внутренней политикой управления документами или стандартами. Правовыми или иными требованиями нормативной среды устанавливаются минимальные сроки хранения документов в системе управления документами, вместе с тем к решению этого вопроса следует привлекать уполномоченные органы (архивные органы или аудиторов). При определении сроков хранения документов следует учитывать права и интересы всех заинтересованных лиц. Принимаемые решения не должны преднамеренно нарушать какие-либо права доступа.

Управление хранением документов должно осуществляться для:

a) соответствия текущим и будущим потребностям деловой деятельности посредством:

1) сохранения информации о прошлых и настоящих решениях и видах деятельности (как части корпоративной памяти) в целях информационного обеспечения решений и деятельности в настоящем и будущем,

2) сохранения доказательств прошлой и настоящей деятельности для соблюдения обязательств отчетности,

3) своевременного санкционированного и систематического уничтожения документов, которые больше не используются,

4) сохранения контекста документа для того, чтобы будущие пользователи могли считать документы аутентичными и достоверными даже в тех случаях, когда системы управления документами, в которых они хранились, прекратили свое существование или подверглись существенным изменениям;

b) соответствия правовым нормам путем документирования, разъяснения и применения требований нормативной среды в сфере управления документами в конкретном направлении деловой деятельности;

c) соответствия текущим и будущим потребностям внутренних и внешних заинтересованных лиц посредством:

1) идентификации законных интересов, которые заинтересованные лица могут иметь в отношении сохранности документов в течение более длительного срока, чем это необходимо самой организации. В состав заинтересованных лиц могут входить деловые партнеры, клиенты и другие лица, на которых влияют решения и действия данной организации, а также те, кому организация должна предоставлять доступ к своим документам в целях отчетности (аудиторы, органы власти и управления, органы следствия, архивные органы или исследователи),

2) установления и оценки правовых, финансовых, политических, социальных или других позитивных результатов от сохранения документов для служения интересам исследователей и общества в целом,

3) соблюдения требований соответствующего архивного органа в рамках действующего законодательства.

К документам длительного или постоянного срока хранения обычно относят документы, которые:

- содержат сведения о политике и действиях организации;

- содержат сведения о взаимодействии организации с обслуживаемыми ею клиентами;

- документально фиксируют права и обязанности отдельных лиц и организаций;

- используют для создания "памяти" об организации в научных, культурных или исторических целях;

- содержат сведения о деятельности, представляющей интерес для внутренних и внешних заинтересованных лиц.

9.3 Включение документов в систему управления документами

Включением документов в систему управления документами достигаются следующие цели:

- установление взаимосвязей между документом, его создателем и контекстом создания документа;

- размещение (фиксация) документа, метаданных о нем и его взаимосвязей в системе управления документами;

- установление связей с другими документами.

При включении документа в электронную систему управления документами ему могут быть присвоены метаданные, включенные, присоединенные или связанные с ним независимо от его формата. Это должно быть предусмотрено в процедурах системы управления документами. Такие метаданные особенно необходимы для контроля статуса, структуры и целостности документа в любое время, а также для показа его связей с другими документами.

Методы, обеспечивающие включение документа в систему управления документами, могут включать в себя:

a) классификацию и индексирование, которые позволяют соответствующим образом создавать ссылки, проводить группировку, присваивать имена, защищать конфиденциальность, обеспечивать доступ для пользователей, а также проводить поиск, отбор и идентификацию необходимых (востребованных) документов;

b) расположение документов в логической последовательности (как бумажных дел, так и электронных директорий), упрощающей последующее использование документов и справочную работу;

c) регистрацию, которая обеспечивает доказательство существования документов в системе управления документами;

d) системы, формализующие модели действий, осуществляемых в процессе деловой деятельности:

1) создают метаданные, описывающие контекст;

2) обеспечивают доказательство местоположения документа;

3) идентифицируют, какие действия подлежали исполнению, но не выполнены;

4) идентифицируют, кто имел доступ к документу;

5) идентифицируют, когда такой доступ имел место;

6) обеспечивают свидетельства об операциях, произведенных с документом.

9.4 Регистрация

В системе управления документами, осуществляющей процессы регистрации:

a) документ регистрируют при включении его в систему управления документами;

b) до завершения регистрации документа не допускается предпринимать какие-либо действия, влияющие на него.

Основным назначением регистрации является обеспечение доказательства того, что документ был создан или включен в систему управления документами, а дополнительным назначением - упрощение поиска документа. Регистрация включает в себя краткое описание документа или запись метаданных о документе, а также присвоение документу идентификатора, уникального внутри определенной системы управления документами. Регистрация формализует включение документа в систему управления документами.

Документы могут быть зарегистрированы в системе управления документами как централизованно, так и децентрализованно. В электронной среде системы управления документами могут быть спроектированы так, чтобы регистрировать документы посредством автоматических процессов, не требующих вмешательства сотрудника службы управления документами.

9.5 Классификация

9.5.1 Классификация деловой деятельности

Классификация деловой деятельности является мощным инструментом, помогающим ведению деловой деятельности, и применяется во многих процессах по управлению документами, включая в себя:

a) установление связей между отдельными документами для обеспечения непрерывного документирования деятельности;

b) согласованное присвоение имен документам в течение длительного времени;

c) оказание помощи при поиске всех документов, относящихся к определенной функции или виду деловой деятельности;

d) определение подходящей для различных групп документов защиты конфиденциальности, а также разграничение доступа;

e) разграничение прав пользователей на доступ или на проведение действий с определенными группами документов;

f) распределение ответственности по управлению определенными группами документов;

g) распределение документов по отдельным процедурам в рамках деловой деятельности;

h) определение соответствующих сроков хранения и действий по отбору документов на хранение или уничтожение.

9.5.2 Классификационные системы

Классификационные системы отражают деятельность организации, в которой они созданы, и обычно базируются на анализе деловой деятельности организации. Классификационные системы могут использоваться для поддержки различных процессов управления документами. Организациям необходимо определять степень классификационного контроля, необходимого для целей их деловой деятельности.

9.5.3 Словари используемых терминов

Классификационные системы и указатели могут быть дополнены словарями используемых терминов, разъясняющими специфические для организации термины и их использование.

9.5.4 Индексирование

Индексирование можно проводить "вручную" или автоматически и охватывать элементы, в разной степени объединенные в системе управления документами.

9.5.5 Назначение индексов и кодов

При ссылках на документы обычно используют более краткие формы, чем заголовки (как правило, индексы, номера и коды), которые позволяют идентифицировать документы.

Индексация позволяет устанавливать местоположение документа, поскольку его индекс, номер или код указывают "адрес" определенного документа, по которому документ может быть найден в системе управления документами.

9.6 Хранение и обращение с документами

Документы следует хранить на носителях, которые обеспечивают их пригодность для использования, достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного периода времени (см. 8.2). Меры, обеспечивающие хранение, обращение и использование документов, следует принимать на протяжении всего периода их жизненного цикла.

Документы требуют таких условий и технологий хранения, которые учитывают их особые физические и химические свойства. Ценные документы требуют более качественного хранения и обслуживания с тем, чтобы сохранять их до тех пор, пока они не утратят свою ценность. Условия и технологии хранения документов должны быть спроектированы таким образом, чтобы защищать документы от несанкционированного доступа, утраты или повреждения, а также от кражи и чрезвычайных ситуаций.

Организации должны разрабатывать и применять инструкции по конвертированию и миграции документов из одной системы управления документами в другую.

Электронные системы управления документами должны быть спроектированы так, чтобы документы оставались доступными, аутентичными, достоверными и пригодными для использования независимо от любых изменений в системе на протяжении всего периода их хранения и использования. Изменения в электронной системе управления документами могут включать миграцию, конвертирование, воспроизведение в других форматах или любые другие будущие способы воспроизведения документов. Если такие процессы происходят, следует сохранять свидетельство произведенных изменений, а также подробное описание любых изменений форм и форматов документов.

9.7 Доступ

Организации должны разрабатывать и применять инструкции, регламентирующие вопросы доступа к документам.

Нормативная среда, в которой функционирует организация, устанавливает основные нормы обеспечения прав, условий и ограничений доступа, которые должны учитываться при работе с системой управления документами. Такие сферы деятельности, как конфиденциальность, безопасность, свобода информации и архивы, регулируются специальным законодательством. Документы могут содержать персональную, коммерческую или служебную информацию. В таких случаях доступ к документам или информации о них следует ограничивать.

Ограничения доступа могут распространяться как на сотрудников организации, так и на посторонних пользователей. Доступ к документам следует ограничивать, если этого требует деловая деятельность или нормативная среда. Ограничения доступа должны действовать в течение обоснованно установленного периода времени, по истечении которого подлежат отмене.

Обеспечение соответствующего контроля доступа осуществляется путем присвоения определенного статуса доступа как документам, так и отдельным лицам.

Управление процессом доступа предусматривает, что:

b) документы доступны только лицам, обладающим правом доступа к ним;

c) засекреченные документы либо документы с ограниченным доступом могут быть прочтены только при наличии соответствующего разрешения;

d) процессы и операции с документами осуществляют только те, кому разрешено их выполнять;

e) подразделения организации, ответственные за определенные функции деловой деятельности, устанавливают степень доступности для документов, относящихся к области их ответственности.

Мониторинг и отображение прав и обязанностей пользователя при доступе к документам является непрерывным процессом, происходящим во всех системах управления документами независимо от их форматов. Электронные системы управления документами, в частности, территориально распределенные, могут получать протоколы идентификации пользователей из других приложений и систем.

9.8 Контроль документооборота

9.8.1 Общие положения

Контроль движения и использования документов в системе управления документами требуется для:

a) идентификации невыполнения требуемых действий;

b) обеспечения поиска документа;

c) предотвращения утраты документов;

d) мониторинга использования системы управления документами в целях сохранения и защиты информации, а также сохранения контрольных записей о произведенных с документами операциях (в том числе о включении в систему, регистрации, классификации, индексировании, хранении, доступе и использовании, миграции и передаче);

e) сохранения способности идентифицировать, в результате каких операций (объединении или миграции систем) возникли отдельные документы.

9.8.2 Контроль действий

Контроль действий в системе управления документами допускается применять для процессов, в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий:

a) определяет этапы выполнения решений или операций, зафиксированных в документе;

b) распределяет между исполнителями ответственность за действия;

c) фиксирует даты предполагаемого и реального выполнения действий.

Контроль действий можно эффективно применять, только если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем направлен исполнителям.

9.8.3 Контроль местонахождения

Движение документов должно быть документально зафиксировано для обеспечения доступа к ним всегда, когда это требуется. Механизмы контроля могут предусматривать фиксацию идентификатора документа, его заголовка, сведений о сотруднике или подразделении, обладающем документом, и времени (даты) перемещения документа.

Система управления документами должна контролировать выдачу, передачу между сотрудниками и возврат документов на место их расположения или хранения, а также их изъятие из системы управления документами для уничтожения либо для передачи другой уполномоченной сторонней организации, в том числе архивным органам, для дальнейшего хранения.

9.9 Отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение

Правила, определяющие в соответствии с действующим законодательством порядок отбора и передачи документов на последующее хранение или уничтожение, следует применять системно и в установленном порядке в ходе обычной деловой деятельности. Никаких действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение не должно предприниматься без уверенности в том, что определенный документ больше не требуется, работа с ним завершена и он не потребуется в качестве доказательства.

Действия по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение могут предусматривать:

a) непосредственное физическое уничтожение, включая перезапись и стирание файлов;

b) дальнейшее хранение в структурном подразделении организации;

c) перемещение в соответствующее хранилище или на соответствующий носитель (под контролем организации);

d) передачу в другую организацию, которая приняла на себя ответственность за соответствующую деловую деятельность в результате реструктуризации, продажи или приватизации;

e) передачу документов в хранилище, управляемое в интересах организации независимым поставщиком услуг по соответствующему контрактному соглашению;

f) передачу ответственности за управление документами соответствующим органам, в то время как документы физически хранит организация-создатель;

g) передачу в архив организации;

h) передачу в архивные учреждения.

При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами:

- уничтожение должно быть санкционированным и проводиться в соответствии с требованиями нормативной среды;

- документы, связанные с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожать не следует;

- уничтожение документов следует проводить таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;

- следует уничтожать все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая персональные, страховые и резервные копии.

9.10 Документирование процессов управления документами

Документация, описывающая процессы управления документами и системы управления документами, должна отвечать соответствующим правовым, организационным и техническим требованиям. Должны быть четко установлены полномочия по выполнению таких процессов управления документами, как классификация, индексирование, экспертиза ценности, отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение.

Соответствующее законодательство, стандарты и политика организации должны быть документально зафиксированы, чтобы определять требования к практике, обследованию, проверке и тестированию процессов управления документами. Особое внимание следует уделять другим информационным системам и правилам (стратегиям, политикам), применяемым внутри организации, чтобы сохранять корпоративную целостность среды управления информацией.

Все решения о включении документов в систему управления документами и установлении сроков их хранения следует четко документировать и хранить. Эти решения могут быть оформлены в виде инструкции по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение. Официальная документация, определяющая порядок анализа и оценки документов, на основе которой принимают решения о включении документов в систему управления документами и их хранении там, должна быть подготовлена и представлена на утверждение высшему руководству. Такая документация должна содержать подробное описание деловой деятельности и документов, отражающих каждый вид деловой деятельности, с четким и однозначным указанием сроков их хранения и действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение. События, инициирующие или разрешающие действия по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение, должны быть четко определены. Также должны быть разработаны и использованы инструкции по передаче документов на альтернативное хранение (например, внесетевое хранение). Такая документация должна быть представлена на согласование сторонним уполномоченным органам, таким как архивные органы, аудиторы и т.п. Следует хранить документы, отражающие выполнение действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение.

10 Мониторинг и аудит

Для обеспечения соответствия процедур и процессов, происходящих в системе управления документами, требованиям организации и для получения ожидаемых результатов следует регулярно проводить их мониторинг. Такой мониторинг должен проверять качество работы системы управления документами в организации, исполнение пользователями своих обязательств в отношении системы управления документами, а также удовлетворенность пользователей данной системой.

Нормативная среда может требовать проведения мониторинга и аудита сторонними организациями.

В случае обнаружения непригодности или неэффективности используемой системы управления документами и процессов управления документами они должны быть модифицированы.

Соответствие систем управления документами установленным требованиям, а также мониторинг следует документально фиксировать, а отчетные документы хранить.

11 Обучение

Организация, стремящаяся соблюдать требования настоящего стандарта, должна принимать долгосрочную программу обучения в области управления документами. Программы обучения управлению документами должны охватывать роли и ответственность всех сотрудников и быть адресованы всем руководящим, штатным, временным работникам, лицам, работающим на общественных началах, и любым другим лицам, ответственным за создание документов во время их работы и за включение этих документов в систему управления документами. Учебные программы могут быть подготовлены и реализованы во взаимодействии со сторонними организациями.

Предметный указатель

Приложение А (справочное). Сведения о соответствии национальных стандартов Российской Федерации ссылочным международным стандартам

Приложение А
(справочное)

Как указывалось ранее, в российской терминологии в области документирования и работы с документами используют термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления». Хотя в соответствии с российским терминологическим стандартом в области делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 51141-98) эти термины являются синонимами, традиционно понимается, что делопроизводство выполняет технические функции в работе с документами, а ДОУ - вспомогательную функцию при управлении организацией.

В практике развитых стран для обозначения деятельности в этой области применяют термин «управление документами», что, несомненно, отражает возрастание роли документов в жизни современного предприятия.

Опыт стран, применяющих принципы управления документами в деятельности организаций, использован и закреплен в международном стандарте ИСО 15489-2001 «Информация и документация - Управление документами», положения которого рассмотрены в пособии. В 2007 г. планируется принятие аналогичного российского стандарта по управлению документами (ГОСТ Р ИСО 15489), который будет являться переводом международного.

В стандарте ИСО 15489 управление документами - одна из функций управления и область управления, которая обеспечивает контроль создания, получения, использования и хранения в форме документов доказательств и информации о деловой активности и отдельных управленческих операциях.

В целях управления документами в организации проектируют, внедряют и поддерживают в актуальном состоянии систему управления документами.

Понятие «система» в стандарте ИСО 15489 используется в широком смысле, оно включает людей и процессы наравне с инструментами и технологиями . Для создания системы необходимо:

• организовать работу (установить полномочия, обязанности и ответственность) службы ДОУ, а также руководителей и сотрудников предприятия, создающих и использующих документы;
• оптимизировать работу с документами (их регистрацию, классификацию, включение в информационную систему, установление порядка и сроков хранения документов, обеспечение их сохранности и т.д.);
• выбрать и внедрить эффективные технологии работы с документной информацией на всех этапах ее жизненного цикла;
• разработать и утвердить локальные нормативно-методические акты, регламентирующие все участки работы со всеми видами и форматами документов предприятия.

Стандарт применим и при использовании традиционных

методов ведения «бумажного» документооборота. Но, в первую очередь, он будет полезен организациям, внедряющим технологии работы с электронными документами и системы автоматизации ДОУ.

При разработке системы управления документами учитывают цели, задачи и функции организации, ее структуру, правовую, управленческую и политическую среду. Каждую управленческую функцию, все действия и операции рассматривают с точки зрения их потребности в документах. При этом определяют требования к документам, а также когда, как и где документы включают в систему управления документами. Анализируют критические факторы и существующие недостатки, связанные с управлением документами.

В соответствии с ИСО 15489 к системе управления документами предъявляют следующие требования:

• поддерживать свойства документа (аутентичность, надежность, целостность, пригодность для использования, см. п. 1.4), необходимые для выполнения им управленческой и правовой функций;
• надежность, т.е. способность системы к длительной работе в соответствии с установленными правилами.

С этой точки зрения система должна:

• - включать все документы в той области, которую она обслуживает;
• - организовывать документы так, чтобы были отражены бизнес-процессы, в которых участвует создатель документов;
• - защищать документы от несанкционированного изменения, отбора на хранение или уничтожение;
• - быть способной выполнить функцию главного источника информации о действиях, зафиксированных в документах;
• - обеспечивать доступ к относящимся к определенному вопросу документам и их метаданным;
• целостность, т.е. защищенность системы от изменений в результате несанкционированного доступа, уничтожения, изменения или удаления документов.

Это достигается применением контрольных мер (например, мониторинг доступа, верификация пользователей, мероприятия по обеспечению безопасности и т.д.), которые могут быть внутренними или внешними по отношению к системе;

• соответствие нормативно-правовым и деловым требованиям;
• полнота, т.е. управление всеми документами, образующимися во всех сферах деловой активности организации или в ее подразделении ;
• упорядоченность, т.е. должны быть регламентированы порядок и методология создания, хранения и управления документами.

Хотя описываемые в ИСО 15489 процессы работы с документами в целом реализуются и в отечественных технологиях ДОУ, принципы и методология управления документами, изложенные в этом стандарте, не только позволяют более глубоко интегрировать работу с документной информацией с управленческой процессами, но и соответствуют современным подходам к управлению предприятием. Несомненное достоинство международного стандарта - то, что он вводит единые правила работы со всеми документами, создающимися в деятельности организации, причем эти правила учитывают особенности создания, использования и хранения электронных документов и предполагают разработку и внедрение автоматизированных систем управления документами.

Контрольные вопросы

• 1. Что понимают под «управлением документами» и «системой управления документами» в международном стандарте ИСО 15489?
• 2. Какие требования к системе управления документами устанавливает стандарт ИСО 15489?

• Область применения ИСО 15489 шире, чем Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), включающей лишь организационно-распорядительные документы.

Введение

Часть I. Системы управления документами, их функции

1. 1. Основные функции СУД
2. 2. Архитектура СУД

2.1. Хранилище документов

2.2. Система управления документооборотом

2.3. Коммуникационная среда

2.4. Интеграционные компоненты

2.5. Системные компоненты

Заключение

Список литературы

Введение

Система управления документами (СУД) - система, обеспечивающая работу с документами.

Информация, которая находится в разрозненно хранящихся документах, содержит много ценного, выявляемого только при обработке. Этой цели отвечает СУД, обеспечивающая управление документами, т.е. способная создавать, хранить, искать, извлекать, редактировать и рассылать документы.

Главная функция этой системы - поиск и индексирование документов, что позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние. Важно также знать, кто пользуется документами в любой момент времени.

Часть I. Системы управления документами, их функции

Компания IDC дает следующее определение рынка Систем Электронного Управления Документами:

"Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Обычными возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность".

Основными функциями СУД являются:

• прием, регистрация и учет документов;
• упорядочение и классификация документов;
• обработка документов;
• дописывание комментариев к документам;
• поиск документов по названиям разделов, ключевым словам;
• создание личных библиотек документов;
• изменение конфигурации документов;
• контроль версий документов при их модификации;
• предоставление возможности удаленного доступа к документам;
• управление информацией в базе данных;
• обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;
• пересылка и рассылка документов;
• администрирование учета и архивирования данных.

Система управления документами должна также обладать возможностью редактирования и слияния документов, включения в них звуковых фрагментов, видеофильмов, изображений и текстов. СУД обеспечивает постоянное обновление информации, входящей в документы.

Поиск документов должен осуществляться в соответствии с разнообразными их характеристиками: дата создания, авторы, организация, рассматриваемая тема, тип документа. Управление документами наиболее эффективно осуществляется в сети предприятия, но все шире используется доступ к информации через глобальные сети.

СУД можно разбить на пять подсистем , решающие самостоятельные задачи (см. таблицу).

Хранилище документов

Создается единая база данных на сервере, которая позволяет надежно хранить документы, систематизировать их и быстро находить нужную информацию. При этом реализуется важнейший принцип СЭУД: документ хранится в единственном экземпляре в месте, хорошо защищенном от несанкционированного доступа.

Бумажные документы попадают в хранилище в результате их сканирования, а электронные - прямо из той программы, в которой они создаются.

Для быстрого поиска документов хранилище снабжается механизмом сквозного или, как его еще называют, полнотекстового поиска, позволяющим за очень короткое время найти нужный документ по содержащимся в нем ключевым словам.

Система управления документооборотом

Документооборот обычно рассматривается в рамках одной компании, и является отражением ее бизнес-процессов, а способы управления ими у каждой фирмы уникален.

Кроме того, любая успешно действующая организация непрерывно меняется. Создание новой продукции, приобретение нового бизнеса, завоевание новых рынков вызывают изменения в организационной структуре, в управленческих процедурах, в формах и маршрутах движения документов. Чтобы успеть за этими изменениями, нужно использовать для автоматизации рабочих процедур специальные программные средства.

С помощью конструктора бизнес–процедур процесс обработки документов можно представить как последовательность шагов. На каждом шаге обработки документа определяется, что следует сделать с документом и кто должен быть исполнителем. По окончании шага система автоматически вычисляет, куда направить документ дальше, и происходит автоматическое уведомление следующего исполнителя. При этом все участники процесса могут наблюдать его в виде наглядной диаграммы и видеть, на какой стадии обработки находится документ.

Коммуникационная среда

Чтобы обеспечить эффективное взаимодействие участников автоматизированного документооборота, СУД требуется некая "сигнальная система". Обычно это электронная почта.

По электронной почте сотрудники получают извещения о событиях, происходящих в системе, таких как появление новых документов, поступление документа на рассмотрение, нарушения контрольных сроков. Извещение, как правило, содержит гиперссылку, которая позволяет открыть соответствующий документ из централизованного хранилища.

В последнее время популярными становятся также средства обмена сообщениями, позволяющие участникам бизнес-процессов, в том числе и между различными организациями, общаться "в режиме реального времени": получать информацию о наличии друг друга на рабочем месте, обмениваться текстовыми сообщениями, а также проводить аудио- и видеоконференции.

Интеграционные компоненты

СУД - это всего лишь одна из компонент информационной системы, причем, как правило, создается она не в первую очередь. И, конечно, СУД должна быть интегрирована в общую среду таким образом, чтобы не возникало участков с "ручной" обработкой информации.

Системные компоненты

Техническими средствами, позволяющими обеспечить функционирование СУД, являются информационные магистрали, серверы, дисковые массивы, библиотеки оптических дисков, сканеры для массового ввода документов и специализированное серверное программное обеспечение.

Заключение

Управление документами лишь часть глобальной системы, частью которой может является и простое хранилище файлов или электронная почта. В своем развитии подобные системы стремятся к воплощению идеала – системы управления знаниями, обычно на корпоративном уровне.

Как показывает практика, внедрение СУД проходит поэтапно, отдельными составляющими, некоторые из которых, бывает, и вовсе не приживаются в конкретном бизнес-процессе.

Следует отметить, что потребность в таких системах появляется у организаций (фирм) прежде, чем у них появляется финансовая возможность, готовые системы могут стоит не одну сотню тысяч долларов, и ещё столько же внедрение. В России использование импортных СУД осложнено их неприспособленностью к условиям нашей действительности.

Список литературы

1. Как управлять документами в современной организации, Виктор Таранов, 2003г., http://www.directum.ru/514280.shtml.
2. Гипертекстовый энциклопедический словарь по информатике, 2004г., http://ibd.tsi.lv/sart.pl?T1=QEP.
3. Системы Управления Документами, Алексей Жданов, 2003г., http://www.naumen.ru/go/company/press/judgement.
4. Захаров О. Что такое электронный документооборот. Компьютер пресс. 1997г., № 4, с. 79-82.
5. IDC. Europe Document Management Market Review and Forecast, 1998-2003, (2000. февр.).

В данном документе на основе материалов аналитических компаний, таких как IDC и GartnerGroup, дается общепринятая классификация систем электронного управления документами, анализируются возможные результаты и отдача от инвестиций в эти технологии, раскрывается связь технологий электронного управления документами с такими концепциями как управление знаниями

Специалистам в области информационных технологий, возможно, будет интересен весь документ, тогда как руководителей организаций могут заинтересовать второй и третий разделы, посвященные определению того, что такое:

• электронное делопроизводство
• документооборот
• корпоративные системы управления документами

Приведенная классификация применена к известным на отечественном рынке системам, что позволяет получить более объективную картину относительно предлагаемых решений. В документе показывается, в чем состоит их кардинальное отличие друг от друга.

В статье дается объяснение того, почему выпустив локализованную версию системы электронного управления документами Lotus Domino.Doc, компания Lotus фактически предлагает первое для отечественных заказчиков решение в области корпоративного управления документами .

1. Рынок электронных систем управления документами: определения и классификация

Прежде всего, необходимо дать определения того, о каком типе программного обеспечения идет речь. Компания IDC дает следующее определение рынка Систем Электронного Управления Документами (EDM – Electronic Document Management):

“Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.”

Исторически системы управления документами являлись вертикальными приложениями, разработанными для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. За рубежом приложения вертикального управления документами в основном внедрялись в таких областях как фармацевтические исследования, страхование, инженерные разработки, промышленное производство.

В современных распределенных предприятиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально. Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний.

Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:

• Масштабируемость, надежность и управляемость для экономичного корпоративного развертывания.
• Автоматическая поддержка распределенного управления различными информационными материалами на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения, распространения и архивирования.
• Гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видео клипов до формализованных документов всех типов.
• Возможность обеспечения мгновенного доступа к документам через Web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов.
• Открытая, расширяемая архитектура, позволяющая организациям, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес целей, таких, как управление записями и, во-вторых, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как Управление знаниями.
• Доступность широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от инвестиций.

Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации, обеспечивая оптимизацию любого количества междисциплинарных процессов, вместо автоматизации отдельных вертикальных. Корпоративное управление документами является существенным шагом на пути к воплощению в жизнь инициатив по управлению корпоративными знаниями.

IDC выделяет шесть категорий технологий, которые составляют рынок средств электронного управления документами (ЭУД). Следует заметить, что ни одна классификация, видимо, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.

Например, Lotus Domino.Doc справедливо отнесен к категории корпоративных систем ЭУД, хотя в нем есть широкие возможности маршрутизации работ (workflow), особенно в сочетании с таким продуктом, как Domino Workflow. Ситуация тем более осложняется тем, что ведущие игроки этого рынка постоянно дополняют функционал своих продуктов.

• Системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы (Business-process EDM): Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird(PC DOCS)
• Корпоративные системы ЭУД (Enterprise-centric EDM): Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context)
• Системы управления контентом (Content management): Adobe, Excalibur
• Системы управления информацией (порталы) (Information Management): Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station)
• Системы управления образами (Imaging)
• Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Worflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware

Дадим более подробные определения и отличительные признаки каждой категории из вышеперечисленных технологий.

Системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы , как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом и т.д.

Корпоративные системы ЭУД обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако, их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные системы ЭУД являются стандартным, “приложением по умолчанию” для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

Системы управления контентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

Системы управления информацией , называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. Хотя большинство доступных сегодня технологий обеспечивают, в основном, статические публикации, обеспечение большей интерактивности и средств совместной работы – дело ближайшего будущего.

Системы управления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

Системы управления потоками работ (workflow) обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации.

Каково распределение рынка электронного управления документами по разным типам технологий, и каковы размеры этого рынка в принципе? Данные, на которые можно сослаться – это, опять-таки, отчеты и прогнозы IDC. К сожалению, последние из опубликованных данных об объемах продаж основных поставщиков, относились к 1998 г. В 1998 г. оборот мирового рынка систем электронного управления документами составлял около $750 млн. Чтобы лучше почувствовать объем рынка систем ЭУД, мы можем сравнить его с рынком интегрированных систем для совместной работы (см. определение ниже). Прогноз IDC мирового оборота рынка ЭУД на 2000 г. составляет $1,37 млрд., а рынка интегрированных систем для совместной работы – $2,48 млрд.

Европейский рынок электронных систем управления документами в 1998 г. составлял около $200 млн. и был распределен по оборотам следующим образом:

• Корпоративные системы ЭУД и системы ориентированные на бизнес-процессы (совместно) – 30%
• Системы управления контентом – 4%
• Системы управления информацией – 4%
• Системы управления образами – 35%
• Системы управления потоками работ – 26%

При этом, по прогнозам IDC средний годовой рост мирового рынка систем электронного управления документами вплоть до 2003 г. будет составлять около 30% . Опережающие темпы роста будут испытывать технологии управления контентом и информацией.

Рынок систем электронного управления документами является очень сильно фрагментированным с точки зрения присутствующих здесь поставщиков. Поскольку Domino.Doc относится к категории корпоративных систем ЭУД, то этот сегмент всего рынка систем ЭУД нас интересует более всего. В отчете IDC дается следующее распределение мирового рынка корпоративных систем ЭУД за 1998 г.:

• OpenText – 34,9%
• Lotus (только Domino.Doc) ?20,2%
• Novell – 12%
• Keyfile – 8,7%
• Eastman Software – 3,6%

• Documentum – 11,1%
• OpenText – 10,1%
• Lotus (только Domino.Doc) ?4%
• Cimage – 4%
• PC DOCS – 3%
• Novell – 3%
• и ряд других поставщиков, чья индивидуальная доля рынка составляла менее 3%.

Таким образом, Domino.Doc, продукт, который компания Lotus на конец 1998 г. продавала на рынке в течении всего полутора лет, обгонял уже ряд конкурентов, присутствовавших на рынке в течении достаточно продолжительного времени и определял во многом рынок корпоративных систем ЭУД. При этом по объему реально проданных лицензий Domino.Doc существенно обгонял Documentum. В 1998 г. только пяти заказчиками – General Motors, Procter & Gamble, Texas Instruments, World Bank, Caterpillar – было приобретено 193000 клиентских мест Domino.Doc, тогда как во всем мире в том же году было продано всего 80000 клиентских мест Documentum.

Каковы основные тенденции развития рынка систем электронного управления документами? Ведущие аналитики – и IDC, и GartnerGroup – предсказывают закат эры “традиционных систем электронного управления документами”, по причине того, что поставщики инфраструктуры (Lotus и/или Microsoft) будут предлагать на основе своих базовых технологий функциональность систем ЭУД без дополнительных накладных расходов, связанных с внедрением отдельно стоящих приложений управления документами.

Компания IDC в этом же отчете делает такие прогнозы:

“Будет наблюдаться смещение фокуса с “чисто систем управления документами” на технологии коллективной работы с элементами электронного управления документами, управление знаниями и решения по управлению контентом и информацией (порталы)”.

По оценкам GartnerGroup к концу 2001 г. в мире будет насчитываться около 32 млн. пользователей корпоративных систем управления документами на основе общей инфраструктуры, и только 8 млн. пользователейспецифических вертикальных решений.

На рынке систем электронного управления документами компания Lotus представлена программным продуктом Lotus Domino.Doc. Построенная на идеальном основании – архитектуре для передачи сообщений и совместной работы Lotus Domino и Notes – система Lotus Domino.Doc является на сегодняшний день единственным решением по управлению документами в территориально распределенной среде, которое удовлетворяет всем вышеперечисленным требованиям для распределенного развертывания и высокой степени расширяемости.

При этом хотелось бы сразу сделать замечание по поводу того, что сама платформа Lotus Domino/Notes, на которой построен Domino.Doc относится по классификации IDC к категории “интегрированных технологий для совместной работы” (ICE – Integrated Collaborative Environment), где также представлены компании Microsoft и Novell своими продуктами MS Exchange и Novell GroupWise соответственно. Это рынок отдельный от рынка систем управления документами.

Еще одним неоспоримым преимуществом Domino.Doc, является то, что, во-первых, это локализованный продукт (один из немногих зарубежных продуктов этого класса, переведенный на русский язык). Во-вторых, компания Lotus (дочерняя компания корпорации IBM), имеет уже 10-летнию историю работы на российском рынке и разветвленную сеть отечественных компаний-партнеров, оказывающих разнообразные услуги, связанные с технологиями компании.

В данном документе мы не рассматриваем рынок интегрированных систем для совместной работы более подробно. Хотя следует заметить, что на рынке, в том числе и на отечественном, имеется достаточное количество готовых приложений партнеров Lotus, созданных в среде Lotus Domino/Notes, которые относятся к категории систем электронного документооборота и делопроизводства. Среди наиболее известных отечественных продуктов этого класса можно назвать продукты (по алфавитному порядку названий компаний-производителей) “Босс-Референт” (АйТи), семейство продуктов “Золушка” и DIS-Assistant (Институт развития Москвы), ЭСКАДО (Интерпроком Лан), CompanyMedia и OfficemMedia (ИнтерТраст), N.System (Компьютер-Лэнд, Санкт-петербург), “Делопроизводство” (КСК).

Многие отечественные заказчики Lotus создали собственные корпоративные приложения в среде Domino/Notes, которые автоматизируют сложные процессы работы с документами.

2. Системы делопроизводства, документооборота и корпоративные системы управления документами: определения

В принципе, подробный анализ отечественных систем электронного управления документами не входит в цели данного обзора. Тем более, мы не будем сравнивать эти системы по функциональным характеристикам между собой. Однако, дадим некоторые замечания.

Основными известными игроками этого рынка, помимо отмеченных выше партнеров Lotus (АйТи, Институт Развития Москвы, Интерпроком Лан, ИнтерТраст, КомпьютерЛэнд, КСК), являются следующие компании с соответствующими продуктами: Ланит (LanDocs), Оптима (Optima Workflow), Электронные Офисные Системы (Дело), 1С (1С:Документооборот) и ряд других поставщиков.

Практически отсутствуют достоверные оценки оборотов российского рынка систем электронного управления документами и документооборота. По оценкам IDC обороты этого рынка в России (включая зарубежные продукты) в 1999 г. составили около $2 млн. Для сравнения, по этим же оценкам оборот российского рынка интегрированных систем для совместной работы (Lotus Domino/Notes, MS Exchange, Novell GrouWise) составил $6,5 млн.

Большинство перечисленных отечественных систем делопроизводства и документооборота предоставляют функции:

• Обработка и хранение документов: регистрация
• Управление потоками работ (передача документов между исполнителями)
• Контроль исполнительской дисциплины
• Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск
• Работа с взаимосвязанными документами
• Регламентация прав доступа
• Списание документов “в дело”
• Интеграция с внешними системами электронной почты
• и ряд других.

Основными пользователями этих систем являются такие структурные подразделения организаций, как управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции и т.д. Безусловно, это важные пользователи, но они составляют 5-10% сотрудников организаций, которые нуждаются в повсеместно доступной общекорпоративной системе электронного управления документами. В результате, у нас в стране можно встретить абсолютно не поддающиеся здравой логике ситуации. Заказчик использует созданные в среде Domino/Notes приложения, поддерживающие сложные, как формализованные, так и слабо формализованные процессы подготовки, работы с документами и контроля их прохождения. И вот, когда эти сложные процессы завершены, документ готов, всеми утвержден (так и хочется сказать, “почти что мертв”), его регистрируют в отдельной системе “а-ля канцелярия”, созданной на базе мощной, и часто дорогостоящей РСУБД, которая состоит из более чем 30 связанных между собой таблиц.

Перечисленные выше отечественные компании, которые не являются партнерами Lotus, в качестве технологической основы перечисленных систем документооборота используют либо реляционные базы данных (Oracle, MS SQL – “Дело” и LanDocs), папки MS Exchange (Optima Workflow), либо хранилища информации собственной разработки (1С).

Результатом таких технологических решений является то, что большинство этих систем на практике не способны обеспечить работу с документами в территориально распределенной корпоративной среде. Это же замечание относится к большинству зарубежных систем, упомянутых в данном обзоре.

Первое замечание, которое необходимо сделать состоит в том, что большинство отечественных систем (и все перечисленные в данном обзоре отечественные системы) относятся к классу . Ранее в нашем обзоре мы говорили о технологиях электронного управления документами . Хотелось бы сказать, что это не просто тонкая игра слов. Технологии электронного делопроизводства и документооборота являются одними из типов систем электронного управления документами.

Выше мы уже дали определение того, что такое системы электронного управления документами в целом и корпоративные системы ЭУД , в частности. Дадим формальные определения для систем делопроизводства и документооборота . В качестве рабочего варианта можно дать следующие определения.

Системы делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.

Системы документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.

Если основным назначением систем делопроизводства является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий (например, “документ принят к исполнению”, “документ передан на исполнение конкретному сотруднику”, “на документ дан соответствующий ответ” и т.д.) в соответствии с принятыми правилами, то системы документооборота не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами.

По классификации IDC, которую мы использовали выше, системы делопроизводства можно отнести к классу систем, ориентированных на бизнес-процессы (часто с элементами управления потоками работ). И этот бизнес-процесс, на который ориентированы эти системы, называется “традиционное отечественное делопроизводство”. Это очень специфические вертикальные решения. В этом их достоинства и недостатки.

Упомянутые выше продукты, такие как “Дело”, LanDocs, Optima Workflow, 1С:Документооборот с нашей точки зрения относятся к категории систем делопроизводства в нашей классификации.

Основное достоинство отечественных систем делопроизводства и документооборота состоит в том, что лучшие из этих систем великолепно учитывают отечественную специфику и традиции работы с документами. В них заранее заложена соответствующая бизнес-логика работы. Однако, здесь есть определенные недостатки и даже перегибы, когда в маркетинговых материалах некоторых компаний подчеркивается соблюдение “советско-партийных” традиций делопроизводства как основное конкурентное преимущество.

На это можно ответить цитатой из того же отчета IDC, в котором дословно говорится следующее:

“Всегда найдется какое-то количество не очень умных людей (прим.- дословный перевод), которые будут считать, что простая организация документов в репозитарии (хранилища), обеспечит больший возврат от инвестиций, чем хороший административный помощник? Однако, большинство организаций ищут продукты, которые предоставляют не только средства формирования электронных дел и контроль версий, но и возможности по распространению документов и информации в рамках всей организации, средства управления контентом и знаниями на базе Web, поддержку интенсивных документоориентированных бизнес-процессов.”

Еще один вывод, к которому также следует прислушаться, принадлежит аналитикам из GartnerGroup .

“Внедрение систем управления документами должно быть использовано как средство для пересмотра, переопределения и оптимизации существующих процессов. Автоматизация бумажных процессов в существующем виде часто приводит к еще большей неэффективности в работе организаций”.

Таким образом, вопросы, на которые должны дать руководители многих российских организаций, состоят в следующем: “Какова реальная отдача от автоматизации российского делопроизводства в существующих “советско-партийных” традициях?”, “Можно ли ограничиваться автоматизацией делопроизводства в традиционном отечественном понимании этого слова и ждать отдачи и существенного повышения эффективности, не внедряя систему управления документами как корпоративную технологию? ”

Большинство решений Lotus в области работы с документами в принятой нами классификации относится к более широкой, чем делопроизводство, категории систем документооборота . Связано это с тем, что использование партнерами Lotus для своих решений платформы Lotus Domino/Notes сразу дает ощутимые конкурентные преимущества, такие как:

• Возможность создания территориально-распределенных систем работы с документами
• Интеграция технологий документоориентированной базы данных и электронной почты в одной платформе
• Надежность БД Lotus Domino в качестве хранилища произвольных объектов
• Многоуровневая система безопасности, основанная на надежной и простой в администрировании модели Domino/Notes (которая многими признается как лучшая в индустрии)
• Полноценный доступ к данным с помощью Web-клиентов
• Открытые средства разработки, обеспечивающие эффективные возможности настройки и модификацию приложений
• Мощные возможности по интеграции данных из других приложений
• и многое другое.

Сама платформа дает партнерам Lotus все предпосылки для того, чтобы создавать не системы делопроизводства, а системы документооборота , поддерживающие процессы работы , а не простую регистрацию и хранение документов. Наличие в этих системах заранее продуманной бизнес-логики является их существенным преимуществом.

Определение того, что такое корпоративная система электронного управления документами , такая как Lotus Domino.Doc, мы дали выше. Основное отличие и преимущество корпоративной системы ЭУД по сравнению с системами делопроизводства и документооборота состоит в том, что это решение, которое обеспечивает универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом. Работа с Domino.Doc в среде Web-браузера дает всем пользователям доступ к порталу управления документами . При этом платформа предоставляет возможности реализовывать в этой среде произвольные схемы процессов работы с документами.

С точки зрения пользователей систем этих трех типов можно сказать, что пользователями систем делопроизводства являются сотрудники ограниченного числа таких структурных подразделений организации, как управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции. Пользователями систем документооборота являются отдельные сотрудники многих подразделений (вовлеченных в какой-то общий бизнес-процесс). Пользователями корпоративных систем управления документами являются практически все сотрудники из всех подразделений организации.

Таким образом, иерархия понятий и технологий, по мере их расширения от частных к более общим, следующая:

• Системы делопроизводства
• Системы документооборота
• Системы управления документами, включая корпоративные системы электронного управления документами

Платформа корпоративной системы электронного управления документами, такая как Domino.Doc, позволяет заказчикам концентрироваться на принятом в организации регламенте прохождения документов и информации, и использовать возможности платформы, в том числе для быстрого построения специфических информационных систем делопроизводства и документооборота. При определенной настройке под специфические процессы, на платформе корпоративной системы электронного управления документами могут быть созданы специфические приложения делопроизводства и документооборота. Преимуществом Domino.Doc является также то, что если у Вас нет этого регламента и устоявшихся бизнес-процессов, система позволяет Вам обеспечить их создание на простом и интуитивно понятном языке.

По сути дела, локализовав Lotus Domino.Doc, который, обладая мощным функционалом, примерно в 3 раза дешевле чем PC DOCS и соизмерим по цене с отечественными разработками, Lotus, по сути дела создает в России новый рынок корпоративных систем электронного управления документами, точно также как Lotus Notes определил в свое время появление нового класса “систем коллективной работы”.

Таким образом, Domino.Doc обеспечивает систему электронного управления документами, следующими свойствами:

• Управление жизненным циклом. С помощью одного единственного приложения можно эффективно управлять документами в течение всего их жизненного цикла – от авторской разработки до редакции, утверждения, распространения и архивирования.
• Распределенное редактирование. Domino.Doc позволяет сотрудникам, работающим в различных территориально удаленных подразделениях совместно использовать документы на локальных серверах, сохраняя при этом целостность документов в масштабе всего распределенного предприятия.
• Полный набор средств управления документами. Domino.Doc обеспечивает все основные функции управления документами, включая:
  • оформление получения/выписывания
  • контроль версий
  • полнотекстовый поиск в масштабах всего управляемого содержимого
  • контрольные журналы
  • работа с шаблонами
  • уведомления об изменениях и многие другие.
• Редактирование/утверждение. Domino.Doc управляет всем интерактивным циклом редактирования и внесения изменений в документы вплоть до окончательного утверждения. Например, в целях гладкого протекания рабочих процессов Domino.Doc позволяет автоматически направлять соответствующим лицам напоминания по электронной почте.
• Многоуровневый контроль версий, который позволяет идеальным образом организовать все черновики документов.
• Защита данных. Domino.Doc предоставляет проверенные временем, мощные средства защиты данных Domino:
  • средства защиты и шифрования промышленного уровня
  • полномасштабные средства идентификации пользователей
  • средства RSA и SSL.
• Поддержка широкого выбора клиентов. Обеспечена возможность совместно работать в масштабах всей сети, используя для этого браузеры Web или клиенты Notes. Для доступа и сохранения документов в Domino.Doc можно использовать команды меню “Файл” в Microsoft Word или любых других офисных приложений, совместимых с протоколом ODMA. Подобный подход позволит работать с корпоративным приложением не только из офиса, но и из любой точки земного шара, в которой есть Internet.
• Быстрое начало работы. Для работы нужно будет установить только приложение Domino.Doc, и конечные пользователи могут сразу же приступать к работе.
• Масштабируемость системы. Domino.Doc основан на технологии Lotus Domino. Это значит, что можно начинать его внедрение с любого, самого скромного шага и затем развертывать и наращивать Domino.Doc до уровня предприятия и за его пределы.

Все вышеперечисленные свойства открывают также широкие перспективы перед партнерами Lotus по интеграции богатой логики их существующих приложений в области работы с документами с универсальностью и возможностями Domino.Doc.

3. Оценка возврата от инвестиций в технологии электронного управления документами

Приведенные ниже данные и анализ возврата от инвестиций в технологии электронного управления документами приведены, в основном, в контексте внедрения таких технологий, как Lotus Domino.Doc, т.е. прежде всего применимы к корпоративным системам ЭУД . Надо иметь в виду, что они могут быть абсолютно неприменимы к другим специфическим решениям в области электронного управления документами, таким как узкая задача электронного делопроизводства.

С экономической точки зрения внедрение систем ЭУД может дать два типа возврата от инвестиций:

• Возврат, который непосредственно измеряется в денежном выражении (hard dollar),
• Косвенные преимущества (soft dollars).

Оба типа преимуществ могут быть легко получены за счет установки централизованных систем хранения документов и образов, которые обеспечивают: интуитивно понятный пользовательский интерфейс, универсальный доступ с помощью Web-браузера (без частных, специфических, закрытых клиентов), поддержки ODMA (технология интеграция с офисными приложениями, такими как MS Word), единое хранилище образов, видео-, аудио- информации и всех типов документов, блокировка/разблокировка при взятии/возврате документа, контроль версий, уведомление по электронной почте, многоуровневая система безопасности. За счет внедрения корпоративных систем ЭУД организации уменьшают избыточность в хранении одних и тех же данных, повышение производительности туда, рост в степени удовлетворения заказчиков и удовлетворенности сотрудников в своей работе, серьезные улучшения в качестве работы и уровне коммуникаций (обмена данными).

Если провести оценки уменьшения ответа на запросы заказчиков, сокращения цикла производства или предоставления услуги, организация может измерить результат от внедрения в денежном эквиваленте. Например, одна организация сообщила, что внедрение Domino.Doc поверх имеющейся у них инфраструктуры обеспечила легкий доступ сотрудников к документам из любого географически удаленного подразделения. Это был критический фактор для команд сотрудников, занимающихся разработкой продуктов, что позволило им достигнуть нужных показателей в скорости выпуска продуктов на рынок. Для этой организации задержки при выпуске нового продукта на 6 месяцев означают потерю 40% прибыли.

General Motors не выполнял формального анализа возврата инвестиций. Однако, по их оценкам, они сэкономили примерно $10 млн. на лицензиях и получили 4-хкратную экономию от внедрении Domino.Doc по сравнению с Documentum. Компания Caterpillar первоначально после формальной оценки выбрала Documentum в качестве решения по управлению документами. Они начали внедрение Documentum, но на этапе пилотного проекта на 50 пользователей потратили весь бюджет, который изначально выделялся на 20000 пользователей. В результате, Caterpillar вернулся к решениям от Lotus в области управления документами и записями.

Организации могут получить два типа преимуществ от внедрения корпоративных систем электронного управления документами: тактические и стратегические .

Тактические преимущества связаны в основном с сокращением затрат. Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов. Итак, к тактическим относятся следующие типы преимуществ:

• Физическое освобождение места
• Уменьшение затрат на копирование
• Уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде
• Уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование
• Уменьшение затрат на бумагу
• Повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по другому

В качестве отправных цифр, которые могут быть использованы при расчете соответствующих возвратов, можно воспользоваться данными Siemens Business Services (были опубликованы в журнале iBusiness, N4, 2000):

• 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов
• 6% документов безвозвратно теряются
• Каждый внутренний документ копируется до 20 раз (Один наш отечественный заказчик, у которого было установлено около 100 рабочих мест Lotus Notes, на одной конференции сказал о 3-хкратном сокращении затрат на расходные материалы для принтеров и копировальных аппаратов после внедрения электронной системы работы с документами)
• На 20-25% возрастает производительность труда персонала при использовании электронного документооборота
• Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с бумажными

Пример расчетов возврата от инвестиций в корпоративные системы электронного управления документами

Представление об экономическом эффекте от внедрения в организации корпоративной системы электронного управления документами, такой как Lotus Domino.Doc, на этапе концептуальной проработки можно получить на некоторых гипотетических расчетах. Безусловно, более получение более точных цифр требует проведения комплексного обследования предприятия и апробирования модели системы электронного управления документами на одном из структурных подразделений.

Для того, чтобы представить возможный экономический эффект, воспользуемся следующими гипотетическими расчетами на основе оценки труда сотрудника при работе с документами по традиционной бумажной технологии:

• “Средний” сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов
• Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты
• В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ
• В случае, если документ не был найден сразу на его поиски тратится еще 2 минуты дополнительно
• Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу
• Средняя годовая зарплата $3600 в год ($300 в месяц)
• Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100%