Когда сдавать сзв стаж в году. Форма сзв-стаж: как заполнить и сдать новую форму для годовой отчетности в пфр. Санкции за непредставление

Форма СЗВ-СТАЖ утверждена Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п. См. « ». Кто должен сдавать форму СЗВ-СТАЖ в подразделения ПФР? Должны ли сдавать СЗВ-СТАЖ индивидуальные предприниматели? Какой срок сдачи нового отчета? Требуется ли заполнять новый отчет при выходе сотрудников на пенсию? Ответим на эти и другие вопросы, а также приведем образец заполнения бланка СЗВ-СТАЖ.

Кто и куда должен представлять форму СЗВ-СТАЖ

СЗВ-СТАЖ – это годовой отчет, который по итогам года требуется сдавать в подразделения ПФР. На основании этой отчетности подразделения ПФР будут получать сведения о периодах работы, а также о начисленных и уплаченных за эти периоды страховых взносах.

Сдавать в территориальные подразделения ПФР сведения по форме СЗВ-СТАЖ обязаны:

• организации и их обособленные подразделения;
• индивидуальные предприниматели, адвокаты, нотариусы, частные детективы.

Перечисленные лица должны отчитываться перед ПФР в составе формы СЗВ-СТАЖ по всем своим сотрудникам, которые выполняют работу по трудовому или гражданско-правовому договору (ст. 1, п. 1 ст. 8, ст. 15 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). При этом стоит заметить, что форму СЗВ-СТАЖ нужно сдавать на всех физических лиц, находящихся со страхователем в трудовых отношениях или с которым заключены договоры гражданско-правового характера. Это следует из пункта 1.5 Порядка заполнения, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п.

Полагаем целесообразным дополнительно рассмотреть некоторые особенности, с которыми могут столкнуться страхователи, при решении вопроса о необходимости сдачи новой персонифицированного отчетности по форме СЗВ-СТАЖ.

Если в отчетном периоде не было выплат

Если с «физиком» заключен трудовой или гражданско-правовой договор, но выплат по ним в отчетном периоде не было, то форму СЗВ-СТАЖ по итогам года, все равно, нужно формировать и сдавать. Факт наличия (отсутствия) выплат не является определяющим применительно к данной отчетности.

Если генеральный директор-учредитель выплат не получает

Особенность правового статуса руководителя (директора) организации состоит в следующем: на него распространяется действие норм трудового права, как на работника, вступившего с работодателем – юридическим лицом в трудовые отношения на основании трудового договора (ч. 1 ст. 273, ст. 274 ТК РФ). В связи с этим, не исключаем, что форму СЗВ-СТАЖ по итогам отчетного периода (то есть, года) потребуется формировать на генерального директора-единственного учредителя. Причем даже если с ним не заключен трудовой договор и никаких выплат от собственной организации он не получает. Ведь отчет по форме СЗВ-СТАЖ нужно заполнять на всех лиц, находящихся со страхователем в трудовых отношениях (п. 1.5 Порядка заполнения, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п). Однако пока официальных разъяснений на этот счет не было. Поэтому утверждений на этот счет делать не станем.

Если самозанятые граждане не являются работодателями

Индивидуальные предприниматели, адвокаты и нотариусы, которые платят пенсионные взносы только «за себя», сведения по форме СЗВ-СТАЖ на самих себя сдавать не должны. Ведь они вступили ни в трудовые, ни в гражданско-правовые отношения с каким-либо страхователем. Отчитываться о своем собственном стаже они должны.

Куда сдавать отчет

Новый отчет о стаже сдается в территориальные органы ПФР. Налоговые инспекции его не примут, несмотря на то, что с 2017 года они контролируют начисления и уплату страховых взносов. Стаж физических лиц остался «под присмотром» ПФР и его территориальных органов.

Срок сдачи годового отчета о стаже

Срок сдачи нового отчета о стаже – не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом. Это предусмотрено статьей 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Поэтому впервые отчитаться перед органами ПФР по новой форме СЗВ-СТАЖ за 2017 год нужно не позднее 1 марта 2018 года.

Когда СЗВ-СТАЖ сдается досрочно

Отчет СЗВ-СТАЖ может потребоваться передать органам ПФР досрочно – не дожидаясь окончания отчетного года. Это необходимо сделать, если к страхователю (организации или ИП) обраться с заявлением работник (подрядчик) в котором сообщит, что в ближайшее время планирует выйти на пенсию. В таком случае отчет СЗВ-СТАЖ страхователь обязан направить в территориальное подразделение ПФР в течение трех календарных дней со дня обращения застрахованного лица. Это предусмотрено пунктом 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Однако даже в таком случае форму СЗВ-СТАЖ на такого человека также нужно будет сдать в качестве годовой отчетности – не позднее 1 марта.

Бланк СЗВ-СТАЖ: как заполнять

Форма ежегодного отчета о стаже называется «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц». Эта форма является Приложением № 1 к Постановлению Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п. Вы можете скачать бланк отчета по форме СЗВ-СТАЖ в формате Excel в нашем разделе « ».

Раздел 1 «Сведения о страхователе»

В этом разделе укажите регистрационный номер в ПФР, ИНН и КПП организации или индивидуального предпринимателя, а также краткое наименование.

Заметим, что пунктом 2.1.4 <Порядка заполнения>, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п, предусмотрено, что в поле «Наименование (краткое)» нужно указывать именно краткое название организации (юридического лица). Но как поступать индивидуальным предпринимателям? Нужно ли это поле внести «Фамилию, Имя и Отчество» бизнесмена? В Порядке заполнения на этот счет ничего не сказано. Однако форматом, необходимым для сдачи отчета СЗВ-СТАЖ предусмотрено, что это поле не должно оставаться незаполненным. Поэтому, по всей видимости, в ИП в этом поле должны указывать свои фамилию, имя и отчество. Возможно, на этот счет вскоре появятся какие-либо официальные пояснения от ПФР.

Также в этом разделе формы СЗВ-СТАЖ знаком «X» нужно отметить тип подаваемых сведений:

• «исходная» – когда сведения сдаются впервые;
• «дополняющая» – если исходные данные содержали ошибки, которые не позволили разнести данные по лицевым счетам застрахованных лиц;
• «назначение пенсии» – если застрахованному лицу для назначения страховой пенсии нужно учесть данные отчетного периода (года), за который форма СЗВ-СТАЖ еще не подавалась.

Таким образом, в общем случае, раздел «Сведения о страхователя» исходного отчета СЗВ-СТАЖ, который нужно сдать за 2017 год, может выглядеть так:

Раздел 2 «Отчетный период»

В этом разделе нужно показать год, за который представляются отчетные сведения. Соответственно, при первой сдаче годового отчета в 2018 году в этом поле нужно отметить «2017».

Если, к примеру, в 2017 году к вам обратиться работник и сообщит, что выходит на пенсию, то в поле «Отчетный период» также покажите «2017», поскольку именно данные с начала этого года требуются фонду для назначения и расчета страховой пенсии.

Общие правила заполнения

При заполнении отчета придерживайтесь определенных правил, которые закреплены в <Порядке заполнения формы СЗВ-СТАЖ>, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п. Так, например:

• Ф.И.О указывайте в именительном падеже;
• данные в графах 6 и 7 «Период работы» указывайте в пределах отчетного периода. То есть, если сдаете отчет за 2017 год, то даты должны быть только в пределах 2017 года (c 01.01.2017 по 31.12.2017);
• для форм с типом «Назначение пенсии» графу «Период работы» заполняйте на дату предполагаемого выхода на пенсию. Эту дату работник должен указать в заявлении при обращении к работодателю.

Специальные коды

Периоды работы застрахованных лиц в форме СЗВ-СТАЖ потребуется сопровождать различными поясняющими кодами. Напомним, то похожий подход применялся ранее и при заполнении раздела 6 расчета по страховым взносам по форме РСВ-1. Однако форма этого расчета с 2017 года больше не применятся.

Приведем несколько примеров «стажевой» кодировки раздела 11 нового персонифицированного отчета СЗВ-СТАЖ:

Некоторые коды для графы 11 раздела 3 формы СЗВ-СТАЖ
Код	Применение
«ДОГОВОР», «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ».	Этими кодами показывается период работы застрахованного лица в рамках гражданско-правового договора. Если оплата по договору произведена в отчетном периоде, то указывается код «ДОГОВОР». Если оплата в отчетном периоде отсутствует, то указывается код «НЕОЛДОГ» или «НЕОЛПАВТ».
«ДЕТИ»	Отпуск по уходу за ребенком.
«НЕОПЛ»	Отпуск без сохранения заработной платы, время простоя по вине работника, неоплачиваемые периоды отстранения от работы (недопущения к работе) и другие неоплачиваемые периоды.
«КВАЛИФ»	Повышение квалификации с отрывом от прозводства.
«УЧОТПУСК»	Дополнительные отпуска тем, кто совмещает работу и учебу
«СДКРОВ»	Дни сдачи крови и предоставлением в связи с этим отпуска
«ДЛДЕТИ»	Отпкск по уходу за ребенком от 1.5 до 3-х лет
«ДОПВЫХ»	Дополнительные выходные дни лицам, ухаживающим за детьми-инвалидами.
«ДЕТИПРЛ»	Если отпуск по уходу за ребенком до достижениям 3-х лет предоставляется бабушке, дедушке, другим родственникам или опекунам

Коды территориальных и особых условий труда в графах 8и 9 раздела 3 формы СЗВ-СТАЖ заполняйте на основании Классификатора параметров, используемого при заполнении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета. Такой Классификатор оформлен в виде приложения к <Порядку заполнения формы СЗВ-СТАЖ>, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п. Далее вы можете.

Здравствуйте, уважаемые предприниматели. Сегодня мы с вами поговорим о новом виде отчетности для всех работодателей, предоставляемой в Пенсионный фонд с 2018 года. Это отчет СЗВ-СТАЖ. Срок, когда СЗВ-СТАЖ нужно будет сдать с данными о стаже работников за 2018 год, определен законодателями до 1 марта 2019.

Отчет СЗВ-стаж: что это и кто его сдает

Данный отчет был разработан пенсионниками еще в январе 2017 г., но сдаваться впервые начал в 2018 году. До этого времени данные в ПФР представлялись лишь в исключительных случаях. К примеру, вы должны были выдавать в 2017 году копию СЗВ-СТАЖ на руки при увольнении сотрудника, а оригинал отправлять в Пенсионный фонд.

Почему же возникла необходимость в разработке дополнительного вида отчета? Дело в том, что начиная с 2017 г. единый расчет по взносам сдается в налоговую инспекцию, и Пенсионный фонд перестал получать данные о трудовом стаже ваших сотрудников. Поэтому и появилась новая отчетность. Кстати, отчет СЗВ-Стаж в чем-то немного схож с месячным СЗВ-М, к которому вы уже привыкли.

На основании данных отчета Пенсионный фонд получает сведения о работающих у вас пенсионерах, таким образом, корректируя индексацию их пенсий.

Что же за информацию содержит в себе эта новая форма СЗВ-СТАЖ? Если кратко ответить на поставленный вопрос — это дополнение к форме СЗВ-М, содержащее в себе сведения о стаже конкретного сотрудника, а также начисленных (уплаченных) страховых взносах.

Важно! Количество застрахованных лиц, представленное в форме СЗВ-СТАЖ, должно полностью совпадать с количеством лиц, отраженных в отчетах СЗВ-М в течение 2018 г.

Кто сдает СЗВ-СТАЖ? Этот отчет сдают все компании, имеющие наемных работников:

• юридические лица, в том числе имеющие обособленные подразделения;
• ИП, адвокаты, нотариусы.

ИП, нотариусы и адвокаты, не имеющие наемных сотрудников, освобождены от сдачи данной формы сведений о страховом стаже в ПФР.

Срок сдачи СЗВ-СТАЖ

Сведения о страховом стаже застрахованных лиц в форме СЗВ-СТАЖ сдаются по итогам 2018 года. Срок сдачи отчетности - до 1 марта 2019 г.

Когда сдавался СЗВ-СТАЖ в 2018 году

В течение 2018 года бланк СЗВ-СТАЖ сдавался в следующих случаях:

• На уволенных сотрудников, о чем мы писали выше, другие работники в этот расчет не включались.
• Ваш сотрудник выходил на пенсию по возрасту.

Сдать форму в Пенсионный фонд нужно было в течение трех дней, со дня получения заявления от работника (пишется в произвольной форме) о выходе на пенсию. К примеру, сотрудник известил вас об этом 28.08 — до конца августа вы были обязаны представить СЗВ-СТАЖ на него.

Важно! Если в течение 2018 г. вы сдавали отчетность на работников, выходящих на пенсию с типом сведений «назначение пенсии», то по окончании года нужно эти данные продублировать, но уже в обычной форме СЗВ-СТАЖ с типом «исходная». Сведения должны подаваться как на работающего пенсионера, так и на уволенного.

В 2019 году все вышеперечисленные случаи также будут служить поводом для того, чтобы сдать форму СЗВ-СТАЖ досрочно. Таким же образом нужно будет поступить и при реорганизации компании в форме присоединения, сдав отчет СЗВ-СТАЖ, не дожидаясь окончания календарного года.

Важно! Представить отчет в ПФР нужно в течение одного месяца после даты утверждения передаточного акта, но не позднее дня, когда будут поданы документы в налоговую для регистрации новой компании.

СЗВ-СТАЖ при ликвидации ООО и ИП

При отчет СЗВ-СТАЖ сдается в течение 1 месяца с момента утверждения промежуточного баланса. При СЗВ-СТАЖ представляется в ПФР в аналогичный срок, но не позднее даты внесения изменений в единый гос.реестр.

Инструкция по заполнению отчета СЗВ-СТАЖ

В отчете нужно отразить периоды работы ваших сотрудников, с которыми в истекшем году у вас были заключены:

• Трудовые договоры.
• Гражданско-правовые договоры.
• Договоры авторского заказа.

В том случае, если в отчетном периоде у вас не были заключены трудовые отношения с сотрудниками, то «нулевой» формат отчета СЗВ-СТАЖ представлять не нужно, т. е. при отсутствии стажа отчетность не сдается. В ней просто нет необходимости, так как процедуру контроля она все равно не пройдет. Отчет должен иметь хотя бы одну запись.

Если трудовые отношения все же были оформлены, но по ним не было выплат, то тогда отчет сдавать нужно. Отсутствие выплат по договорам не освобождает вас от обязанности сдавать отчетность по стажу работников.

По вышеуказанной причине при ликвидации компании СЗВ-СТАЖ сдается в течение месяца после даты утверждения промежуточного баланса, «нулевой» формат также не представляется.

Документ СЗВ-СТАЖ утвержден Постановлением Правления ПРФ за №3-п от 11.01.2017. Общие правила его заполнения такие же, как и при формировании иных документов. Бланк можно заполнить как от руки, используя указанный ниже формат, так и помощи компьютера.

• Скачать бланк СЗВ-СТАЖ в формате Excel

Заполняя СЗВ-СТАЖ от руки, не забывайте соблюдать обязательный порядок заполнения:

• Данные вносятся темными чернилами, красный или зеленый цвет использовать нельзя.
• Если вы допустили ошибку, то придется заполнять лист заново.
• Вносить исправления в бланке, а также пользоваться корректором запрещено.
• При внесении в форму данных используйте только заглавные буквы .

Как заполнить форму СЗВ-СТАЖ

В качестве примера заполнения бланка мы возьмем ИП, владеющего небольшим дизайнерским бюро и имеющего в своем штате наемных работников. Выполняя последовательные действия, вносим необходимые данные.

Раздел №1 «Сведения о страхователе»:

1. В поле «рег. номер в ПФР» пишем индивидуальный номер ИП, присвоенный пенсионниками.
2. Далее вносим — 12 знаков, поле КПП оставляем пустым. Если вы заполняете бланк с данными организации, то ИНН у вас составляет 10 знаков, а в поле КПП вносите присвоенный налоговиками номер, в зависимости от места ведения деятельности — по месту регистрации или в качестве обособленного подразделения.
3. В следующее поле заносим полную фамилию, имя, отчество предпринимателя. Организации вносят свое краткое имя, к примеру, ООО «Победа».
4. Далее разбираемся с верхним левым полем — «тип сведений». Выбирается поле, конкретизирующее цель подачи формы СЗВ-СТАЖ:

• Исходная версия будет означать, что данный отчет подается в ПФР первый раз.
• Дополняющая версия выбирается, если в отчет внесены изменения или дополнительные данные.
• Версия — Назначение пенсии. В этом случае в СЗВ-СТАЖе будут отражены сведения для назначения пенсии.

Переходим к разделу №2 «Отчетный период»:

Здесь все просто. Проставляем год, за который сдаем отчет. В нашем случае — это 2018.

Следующий к заполнению — раздел №3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц»:

• Данные вносятся в табличном варианте, по каждому конкретному сотруднику с указанием ФИО и номера СНИЛС.
• В поле «Период работы» прописываются данные о стаже работника в течение отчетного года. Если сотрудник проработал целый год, то, соответственно, в клеточки проставляем первый и последний день календарного года - 01.01.2018; 31.12.2018. В иных случаях, к, примеру, при увольнении, записываем конкретное время работы сотрудника.
• В случае, если один и тот же работник был принят дважды в отчетном году — уволился, затем вновь трудоустроился, то второй период работы вносится под первым. ФИО в этом случае, повторно не прописывается.
• Если ваш работник собирается выйти на пенсию, то в полях проставляется ожидаемая дата.
• В столбце 11 вносим слово ДОГОВОР, означающее трудовые отношения с конкретным работником по договору подряда. Если все сотрудники отработали календарный год по трудовому договору, то тогда это поле не заполняем, оставляем его пустым. В том случае, если выполненная работа по договору подряда не оплачена, то в столбец 10 нужно проставить значение — НЕОПЛДОГ. По сотрудникам, с которым заключены только трудовые договоры, дополнительных расшифровок в столбце 10 не делаем. Оставляем это поле пустым.

Важно! Еще раз обращаем ваше внимание на то, что при заполнении бланка используем только ЗАГЛАВНЫЕ буквы.

• Выше мы рассмотрели пример заполнения столбца 11, если сотрудник проработал целый год, не находясь ни разу на больничном листе, в декретном отпуске, в отпуске по уходу за детьми до 1,5 лет, а также в дополнительном отпуске.
• В случае, если вам необходимо внести дополнительные сведения в столбец 11, то руководствуйтесь разделом 2 «Порядка заполнения формы СЗВ-СТАЖ», утвержденного ПФР 11.01.17 №3п. Приведем лишь самые основные:

«ВНЕТРУД» — период нахождения на больничном листе;

«ДЕТИ» — сотрудница в отпуске по уходу с ребенком от 0 до 1,5 лет;

«ДЛДЕТИ» — период нахождения в «декрете» с детьми от полутора до трех;

«ДЛОТПУСК» — ежегодный или дополнительно оплачиваемый отпуск;

«НЕОПЛ» — неоплачиваемые периоды. К примеру, простой по вине сотрудника, административный отпуск.

«КВАЛИФ» — период повышения квалификации сотрудника, с отрывом от производства.

В примере по заполнению формы СЗВ-СТАЖ мы показали как отразить страховые периоды по сотрудникам, находящимся в ежегодном оплачиваемом отпуске, на больничном листе, а также в «декретном» отпуске.

• При заполнении столбца 8 и 9 — «Территориальные и особые условия труда» проставляем специальные коды, руководствуясь вышеназванным Порядком заполнения формы. В случае, если вы не имеете документального подтверждения особых условий труда, то столбцы 9, 12, 13 не заполняйте!
• Если сотрудник уволен 31 декабря, то как это отразить в отчете СВЗ-СТАЖ? В этом случае, в графе 14 бланка СЗВ-СТАЖ проставляем знак Х.

Раздел №4 «Сведения о начисленных, а также уплаченных страх.взносах».

Раздел заполняется только тогда, когда вы сдаете отчет с признаком «Назначение пенсии», о чем вы указали в разделе 1. Он предназначен для внесения данных о сотрудниках, выходящих на пенсию. В этом разделе нужно ответить на два поставленных вопроса, заполнив соответствующие клеточки.

Раздел №5 «Сведения об уплате пенс. взносов по досрочным договорам негосударственного пенсионного страхования».

Раздел предназначен для внесения сведений на сотрудника, выходящего на пенсию. Дается расшифровка о периодах начисления и выплате взносов.

Мы разобрали самые основные моменты, как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ за 2018 год.

Скачать образец заполнения отчета СЗВ-СТАЖ

Ниже приводим образец заполнения данной формы:

• Скачать заполненный образец формы СЗВ-СТАЖ

Как заполнить форму ОДВ-1

Важно! Одновременно с отчетом СЗВ-СТАЖ сдаем опись ОДВ-1 , которая обобщает все данные основного документа.

• Скачать бланк ОДВ-1

Рассмотрим порядок заполнения формы:

• Верхние поля описи аналогичны СЗВ-СТАЖ — проставляются данные рег. номеров, наименование Страхователя.
• Опись может иметь три варианта. Соответствующее значение проставляем в нужной клеточке:

1. Исходное.
2. Корректирующее.
3. Отменяющее.

• Раздел 1 заполняется таким же порядком, как мы вносили данные в раздел 1 основного отчета.
• Раздел 2 имеет некоторую особенность. В нем два поля. В первом ставим О, а в поле, обозначающем год, записываем период, за который сдаем отчет. В нашем случае — 2018.
• В разделе 3 проставляем количество работников, на которых сдаются сведения в форме СЗВ-СТАЖ.
• В раздел 4 данные вносятся только в том случае, если представляются отчеты СЗВ — ИСХ или КОРР, имеющие отметку — ОСОБАЯ.
• Раздел 5 предназначен для работников, имеющих право на досрочные пенсионные выплаты.

Скачать заполненный образец ОДВ-1

• Скачать образец ОДВ-1

ВАЖНО! Не забудьте подписать, проставить дату сдачи, печать (при наличии), как основного отчета, так и описи.

Как заполнить СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника, выдача справки

При ему на руки нужно выдать выписку из отчета СЗВ-СТАЖ. Оригинал же направляется в пенсионный фонд, причем отчет будет содержать данные только уволенного сотрудника, других в него вносить не нужно. Что еще нужно учесть при заполнении бланка:

• Отчет будет иметь тип «Исходный». Отчетный период равен году увольнения.
• В графу «Период работы» будем вносить дату начала и окончания работы сотрудника в году увольнения. Если он работает с начала года, то начальный период будет - 01.2018, окончательный - момент увольнения сотрудника.
• Повторимся еще раз. Если сотрудник увольняется 31 декабря отчетного года, то в графе 14 проставляется знак — «Х».
• Разделы 4 и 5 в данном случае заполнять не нужно.

Куда и как предоставляется отчет СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ сдается в отделение Пенсионного фонда:

• Юрлицами: по месту нахождения компании.
• Обособленными компаниями: по месту их расположения.
• ИП: по месту проживания.

Для сдачи отчета предусмотрена два варианта:

1. На бумаге . Таким образом сдают отчет СЗВ-СТАЖ только те предприниматели, которые имеют в своем штате не более 25 сотрудников. Заполненный бланк отчета распечатывается в двух экз., делается опись ОДВ-1, данные о сотрудниках переносятся на карту памяти. На вашей копии отчета сотрудник ПФР делает отметку о принятии и копирует информацию с флешки.
2. Электронный формат. Таким образом сдают отчет предприниматели, у которых штат превышает двадцать пять человек. Отчет подписывается ЭЦП и отправляется в ПФР при помощи спец. оператора по передаче данных.

Шесть обязательных документов для увольняемых сотрудников

В последний рабочий день увольняемого работника обязательно выдайте ему следующие документы:

1. Справку СЗВ-СТАЖ.
2. Справку СЗВ-М.
3. Сведения о сумме заработка по форме Минтруда от 30.04.13 №182н (в ред. от 09.01.2017).
4. Выписку из «Расчета по страховым взносам», раздел 3.
5. Трудовую книжку.

Всегда помните о том, что нарушая порядок выдачи обязательных документов сотруднику, вы можете подвергнуться ненужным штрафным санкциям.

В какой программе делается отчет СЗВ-СТАЖ

Заполнить отчетность также можно при помощи специальных программ. Мы остановим ваше внимание на двух из них:

Как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ в 1C версия 8.3:

• В меню «Зарплата» выбираем вкладку «Страховая отчетность».
• Нажимаем иконку «Сформировать» и выбираем форму нужно нам отчета.
• Выбираем дату заполнения и отчетный год.
• Указываем тип представляемых сведений.
• Во вкладке «Сотрудники» вносим необходимые данные.

Как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ в ПУ6:

• В программе ПУ6 нажимаем на иконку СЗВ-СТАЖ, заполняем данные о страхователе, отчетный год, тип сведений.
• Далее последовательно вносим нужные данные, следуя наше подробной Инструкции по формированию отчета СЗВ-СТАЖ.

Скачать программу ПУ6 для заполнения СЗВ-СТАЖ .

Штраф за несдачу отчета СЗВ-СТАЖ

• Нарушение сроков сдачи отчетности приведет к штрафу в сумме 500 руб. за каждого сотрудника.
• Если отчет сдан в срок, но в него были включены не все сотрудники, штрафные санкции также составят 500 руб. за каждого «пропущенного» работника.
• Если в отчете выявлены недостоверные сведения, ошибки по застрахованным, но отчет сдан в срок, штрафа избежать все равно не удастся. Он составит 500 руб. за каждого «ошибочного» сотрудника.
• За несвоевременное представление отчетности руководители компаний могут быть оштрафованы на 300 — 500 руб.
• Нарушение формата представления отчета влечет наложение штрафа в размере 1000 руб. (когда отчет сдан в бумажном варианте вместо установленного электронного формата).

И самый суровый штраф ожидает юридическое лицо в сумме 50 тыс. руб., если:

• В день увольнения работнику не была выдана копия бланка СЗВ-СТАЖ.
• Не был направлен отчет в Пенсионный фонд для оформления пенсии сотруднику.

Заключение

Надеемся, что мы подробно ознакомили вас с отчетностью СЗВ-СТАЖ и теперь вам будет намного проще сформировать ее. Повторимся, что новый вид отчетности имеет годовой формат и представляется по итогам календарного года. Срок сдачи отчета СЗВ-СТАЖ — до 01.03 следующего года за отчетным, а данные в нем заносятся в таблицу.

И последнее — кто должен сдавать СЗВ-Стаж: бухгалтерия или кадры? Законодательно этот момент не определен. Все должно быть на усмотрение руководителя и прописано в должностных инструкциях сотрудников. Если вы уже закрепили определенного работника ответственным за сдачу СЗВ-М, то целесообразней и формирование этого отчета вменить ему в обязанности. Ведь данные этих двух отчетов неразрывно связаны, переплетаются и дополняют друг друга. А любые несостыковки в отчетах могут привести к штрафным санкциям.

Отчет по форме СЗВ-СТАЖ – это ежегодная отчетность в ПФР для всех работодателей. Её необходимо сдавать, начиная с отчетного периода 2017 года.

Примечание : отчет СЗВ-СТАЖ был введен после отмены расчета РСВ-1 , включавшего в себя, в том числе, сведения о стаже работников.

Кто должен сдавать данный отчет в ПФР

Отчет по форме СЗВ-СТАЖ должны сдавать ИП и организации, имеющие сотрудников, оформленных по трудовому или гражданско-правовому договору и получающих доходы, облагающиеся страховыми взносами .

Форма ежегодной отчетности в ПФР в 2020 году

Ежегодная отчетность в ПФР сдается по форме СЗВ-СТАЖ. Она заполняется по всем работникам и содержит следующую информацию:

• сведения о страхователе;
• сведения о застрахованных лицах (стаж работы, начисленные и уплаченные страховые взносы).

Обратите внимание , что вместе с отчетом СЗВ-СТАЖ необходимо подать опись по форме ОДВ-1 , содержащую перечень представляемых в ПФР отчетов и общие сведения о страхователе.

Бланк описи ОДВ-1, прилагаемой к отчету СЗВ-СТАЖ, вы можете бесплатно скачать .

Образец заполнения отчета СЗВ-СТАЖ в 2020 году

Образцы заполнения бланков по форме СВЗ-СТАЖ и ОДВ-1 вы можете посмотреть на этой странице .

Срок сдачи формы СЗВ-СТАЖ

Отчет СЗВ-СТАЖ нужно подавать в ПФР ежегодно .

Примечание : если день сдачи выпадает на выходной или праздник, то крайний срок подачи отчета переносится на ближайший рабочий день.

За 2019 год отчет необходимо будет сдать до 2 марта 2020 года (1 марта — воскресенье).

Куда сдавать отчет СЗВ-СТАЖ

Отчет по форме СЗВ-СТАЖ подается в отделение ПФР:

• ИП по месту своего жительства;
• ООО по месту своего нахождения.

Примечание : обособленные подразделения с отдельным балансом и расчетным счетом уплачивают взносы и сдают отчетность по своему месту нахождения.

Способы подачи СЗВ-СТАЖ

Отчет по форме СЗВ-СТАЖ можно подать двумя способами:

Способ 1. В бумажной форме с приложением файла отчета

Для этого необходимо распечатать отчет в 2-х экземплярах, скинуть его электронную версию на флешку (цифровая подпись в этом случае не требуется) и отнести в отделение ПФР .

Сотрудники фонда перенесут к себе данные и отдадут вам второй экземпляр отчета с пометкой о его получении.

Обратите внимание , таким способом можно сдавать отчет, только если среднесписочная численность не превышает 25 человек.

Способ 2. В электронной форме с ЭЦП

ИП и организации, у которых среднесписочная численность сотрудников превышает 25 человек , обязаны сдавать отчетность в ПФР в электронном виде с электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

Для оформления ЭЦП необходимо заключить договор с одним из операторов ЭДО и уведомить об этом своё отделение ПФР . После этого вы сможете отправлять отчет СЗВ-СТАЖ через интернет.

Процесс использования данных сервисов, как правило, довольно прост и интуитивно понятен, в любом случае вы всегда можете обратиться за консультацией к специалисту этой компании.

При отправке отчета через интернет, ПФР ответным письмом высылает квитанцию о доставке сведений (она служит подтверждением того что вы сдали отчет). После проверки отчета – вы получите протокол контроля с её результатами.

Структура СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ содержит 5 разделов

• Раздел 1 . «Сведения о страхователе».
• Раздел 2 . «Отчетный период».
• Раздел 3 . «Сведения о периоде работы застрахованных лиц».
• Раздел 4 . «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование».
• Раздел 5 . «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения».

Основные правила заполнения

• В верхней части страницы указывается регистрационный номер в ПФР.
• В каждую строку вписывается только один показатель.
• При отсутствии каких-либо показателей в графах разделов 1-5 ставятся прочерки, а графы раздела 6 не заполняются.
• В СЗВ-СТАЖ не допускается исправление ошибок при помощи корректирующего средства.
• Документ может быть заполнен от руки или с помощью компьютера.
• При заполнении от руки допускается использование гелевой, перьевой или шариковой ручки любого цвета, кроме красного и зеленого.
• Сведения в отчет вносятся заглавными печатными буквами.

Инструкция по заполнению формы СЗВ-СТАЖ

Официальную инструкцию по заполнению отчета СЗВ-СТАЖ вы можете скачать по этой ссылке .

Раздел 1. Сведения о страхователе

По строке «Регистрационный номер в ПФР» отражается регистрационный номер, присвоенный организации или ИП при регистрации в качестве страхователя по обязательному пенсионному страхованию.

По строке «ИНН» ИП и организации указывают ИНН, в соответствии с полученным свидетельством о постановке на учет в налоговом органе. У организаций ИНН состоит из 10 цифр, поэтому при заполнении необходимо в 2-х последних ячейках поставить прочерки (например, «5004002010—»).

По строке «КПП» организации указывают КПП, который был получен в ИФНС по месту нахождения организации (обособленного подразделения). ИП данное поле не заполняют.

По строке «Наименование (краткое)» указывается краткое наименование организации в соответствии с учредительными документами (допускается наименование в латинской транскрипции).

В блоке «Тип сведений» знаком «X» необходимо указать тип представляемой формы:

• исходная – сведения подаются в первый раз.
• дополняющая – сведения подаются на застрахованных лиц, данные по которым не учтены на индивидуальных лицевых счетах из-за ошибок, содержащихся в ранее представленной отчетности, либо данные по ним в отчетности отсутствовали.
• назначение пенсии – сведения подаются на застрахованных лиц, которым для установления пенсии необходимо учесть период работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил.

При наступлении срока отчетности на застрахованных лиц, на которых была представлена форма с типом сведений «Назначение пенсии», должны быть представлены сведения с типом «Исходная».

Раздел 2. Отчетный период

В поле «Календарный год» указывается год, за который представляется отчет в формате ГГГГ.

Раздел 3. Сведения о периоде работы застрахованных лиц

Обратите внимание , что данные в указанном разделе заполняются в именительном падеже.

В графах «Имя», «Фамилия» и «Отчество» указываются соответственно ФИО застрахованных лиц, на которых представляется отчет. При этом графы «Фамилия» и «Имя» являются обязательными для заполнения.

Требования к заполнению формы ОДВ-1

Форма ОДВ-1 состоит из 5 основных разделов:

• Раздел 1 «Реквизиты страхователя, передающего документы».
• Раздел 2 «Отчетный период (код)».
• Раздел 3 «Перечень входящих документов»
• Раздел 4 «Данные в целом по страхователю».
• Раздел 5 «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии со статьей 30 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ «О страховых пенсиях».

Также, как и отчет СЗВ-СТАЖ, форма ОДВ-1 может содержать тип сведений «Исходная», «Корректирующая» или «Отменяющая». Тип сведений обозначается знаком «X» в соответствующем окошке.

Раздел 1 «Реквизиты страхователя, передающего документы» заполняется в том же порядке, что и раздел 1 отчета СЗВ-СТАЖ

Раздел 2 «Отчетный период (код)» в ячейке «код» для отчетных периодов, начиная с 2017 года, указывается значение «0», в следующей строке указывается год, за который сдается отчет.

В графе «Количество застрахованных лиц» раздела 3 «Перечень входящих документов» указывается число застрахованных лиц, сведения на которых представлены сведения.

Раздел 4 «Данные в целом по страхователю» заполняется в случае, если ОДВ-1 представляется одновременно с формами СЗВ-ИСХ или с формой СЗВ-КОРР с типом «Особая» и содержит данные в целом по страхователю за отчетный период, за который представляются сведения.

Раздел 5 «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии со статьей 30 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ «О страховых пенсиях» заполняется в случае, если в формах СЗВ-СТАЖ (с типом сведений — ИСХ) и СЗВ-ИСХ, представленных одновременно с формой ОДВ-1, содержатся сведения о застрахованных лицах, занятых на видах работ, указанных в пунктах 1 — 18 части 1 статьи 30 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ.

Форма ОДВ-1 с типом «Корректирующая» представляется при необходимости корректировки данных раздела 5 формы ОДВ-1 с типом «Исходная».

Форма ОДВ-1 с типом «Отменяющая» представляется при необходимости отмены данных раздела 5 формы ОДВ-1 с типом «Исходная».

Штраф за несдачу формы СЗВ-СТАЖ

За несдачу ежегодной отчетности в ПФР или подачу отчета с неполными или недостоверными сведениями предусмотрен штраф в размере 500 рублей за каждого работника (ст. 17 закона № 27-ФЗ).

Кроме этого, с должностных лиц организации (руководитель, бухгалтер) дополнительно могут взыскать штраф в размере от 300 до 500 рублей (статья 15.33 КОАП РФ).

Нулевой отчет по форме СЗВ-СТАЖ

По форме СЗВ-СТАЖ должны отчитываться ИП или организации, имеющие в штате хотя бы одного сотрудника. Поэтому ИП без работников сдавать данный отчет отчет не должны.

СЗВ-СТАЖ — отчетность в ПФР, которая отчасти схожа с месячной формой СЗВ-М. Стаж можно определить по обеим формам. Но отчет СЗВ-СТАЖ содержит более детальную информацию по каждому лицу.

Форма СЗВ-СТАЖ в 2020 году

Отчет о страховом стаже потребуется сдавать в разных случаях. Если в 2020 году некоторые из работников получат статус пенсионера, нужна форма СЗВ-СТАЖ. Представить форму специалистам фонда придется при ликвидации фирмы.

СЗВ-СТАЖ: сроки сдачи

В общем случае сдать СЗВ-СТАЖ нужно с данными 2019 года не позднее 02.03.2020.

Если работник принесет заявление о назначении ему пенсии, то направить отчет в ПФР полагается в течение трех дней (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Также не стоит забывать, что уволенному сотруднику нужно вручить форму СЗВ-СТАЖ.

Сдавайте отчетность в ПФР через интернет.
Контур.Экстерн дарит вам 3 месяца бесплатно!

Попробовать

Зачем нужна форма ОДВ-1?

ОДВ-1 не сдается как самостоятельный отчет. Данную форму следует приложить при отправке форм СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР и СЗВ-ИСХ.

ОДВ-1 содержит пять разделов, один из которых представляет собой перечень отправляемых в ПФР форм. Из реестра специалисты фонда узнают суммы доначисленных взносов, увидят разбивку оплат по периодам. Отдельный раздел посвящен досрочному назначению пенсии.

Достоверные данные анализируемых форм позволят ПФР правильно рассчитать пенсию.

Что такое СЗВ-СТАЖ и кто сдает такой документ? Это отчетность в Пенсионный фонд о страховом стаже работников, которую работодатели должны сдавать ежегодно.

Порядок отчетности российских организаций и индивидуальных предпринимателей, которые являются страхователями своих работников в пенсионном, социальном и медицинском страховании, существенно изменился. Администрированием страховых фондов теперь занимается ФНС России, которая принимает от плательщиков взносов новый единый расчет.

Однако фонды, которые сохранили ряд своих функций, тоже ввели новые отчеты. В частности, Пенсионный фонд принял постановление от 11.01.2017 № 3п , которым утвердил сразу четыре новые формы. Но в 2018 году бланки были скорректированы. Обновления закреплены в постановлении правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п. Страхователи обязаны предоставлять:

• «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)»;
• «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1)»;
• «Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (СЗВ-КОРР)»;
• «Сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (СЗВ-ИСХ)».

Сдавать новые формы работодателям придется по итогам 2019 года. Основная из них — форма СЗВ-1 (стаж), на ней остановимся подробнее.

Сроки сдачи

Отчет частично заменяет персонифицированные разделы упраздненной формы РСВ-1. Этот документ все работодатели должны заполнять по каждому работнику отдельно, поэтому по своей сути он является персонифицированным.

Срок сдачи СЗВ-СТАЖ за 2019 год — 02.03.2020. Обязанность по сдаче этого документа предусматривает пункт 2 статьи 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ , а бланк и образец заполнения отчета СЗВ-СТАЖ 2020 утверждены в постановлении правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п.

Кто сдает

Заполнить и сдать отчет в Пенсионный фонд в 2020 году по форме СЗВ-СТАЖ придется на всех лиц, с которыми у организации или ИП заключены трудовые договоры или гражданско-правовые договоры, авторские договоры. Примечательно, что ПФР ждет эту отчетность и на тех лиц, которые являются застрахованными и официально признаны безработными. На них данные предоставляет служба занятости.

Какие сведения следует указывать в новом отчете о стаже

Официально утвержденный порядок заполнения СЗВ-СТАЖ предусматривает, что на одной странице формы страхователь отражает следующую информацию на каждое застрахованное лицо:

• фамилию, имя, отчество;
• СНИЛС;
• период работы в организации;
• код условий труда;
• код оснований для досрочной пенсии.

Каждый бланк заполняется только по одному работнику и заверяется лицом, которое его заполнило. Делают это как от руки печатными буквами, так и с использованием компьютерной техники. Цвет заполнения — любой, за исключением зеленого и красного. Никакие исправления и помарки не допускаются.

Отчет предоставляют в электронном формате, который ПФР приводит в своем постановлении.

Чтобы корректно заполнить отчет, работодателю потребуются следующие данные о застрахованном лице:

• сведения о зарплате и ином доходе, выплатах и иных вознаграждениях в пользу работника;
• сведения о начисленных, доначисленных и удержанных страховых взносах;
• сведения о периоде работы гражданина, в том числе корректирующие.

Бланк и порядок заполнения отчета

В новом отчете СЗВ-СТАЖ всего пять разделов:

• раздел 1. «Сведения о страхователе»;
• раздел 2. «Отчетный период»;
• раздел 3. «Сведения о периоде работы застрахованных лиц»;
• раздел 4. «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование»;
• раздел 5. «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения».

Бланк формы СЗВ-СТАЖ

В отчете указываются данные о начисленных и уплаченных страховых взносах за работника. Его формирование в некоторых показателях дублирует данные «Единого расчета», который страхователи должны сдавать в ФНС.

Заполнить его несложно. Существуют всего несколько особенностей, которые включены в пример заполнения СЗВ-СТАЖ 2020 и на которые следует обратить внимание.

При заполнении поля «Регистрационный номер в ПФР» указывают регистрационный номер страхователя из 12 знаков, а в поле «ИНН» — индивидуальный номер организации или ИП, который состоит из 10 или 12 знаков. Если знаков меньше, чем ячеек, в последних двух следует поставить прочерки. В графе «Тип сведений» отмечают тип отчета при помощи знака «Х». Всего существуют три таких типа:

• исходный;
• дополняющий;
• назначение пенсии.

Если указан последний тип, то форма подается без учета сроков отчетности только на тех лиц, которым необходимо учесть стаж работы за текущий календарный год для установления пенсии. Дополняющий отчет в ПФР ждут на застрахованных лиц, которые не были учтены по тем или иным причинам в основном отчете.

При заполнении раздела 3 следует учесть, что в нем предусмотрена сквозная нумерация. Это значит, что порядковый номер надо присваивать записи по каждому застрахованному лицу. Даже если о периоде работы следует заполнить несколько строк, номер присваивается только первой из них. Важно помнить, что все номера проставляются в порядке возрастания без пропусков и повторений.

В графе «Период работы» даты указывают только в пределах отчетного периода, который проставлен в разделе 2 отчета. В случае перерыва в работе начинают новую строку, не дублируя данные работника и СНИЛС.

После заполнения формы ответственное лицо указывает наименование должности руководителя, а сам отчет заверяется его подписью. Печать ставят при ее наличии.

Для отправки в орган ПФР заполненные формы собирают и составляют к ним дополнительную опись по форме ОВД-1. Их примут только в таком виде.

Образец заполнения формы СЗВ-СТАЖ в 2020 году

Выписка при увольнении работников

Обязанность сдать новый отчет в ПФР наступила в 2018 году (ранее она была лишь при ликвидации организации), но работодатели и ранее обязаны были выдавать выписки из СЗВ-СТАЖ всем работникам при их увольнении или по отдельному требованию.

Данные в форме приводятся на того сотрудника, которому выдают документ, поскольку сведения персонифицированного учета относятся по закону к персональным данным, которые нельзя разглашать в силу статьи 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 .

Кроме штатных работников, на получение выписки претендуют подрядчики по договорам гражданско-правового характера по окончанию срока договора. Никакого письменного заявления о выдаче выписки не нужно, поскольку, в силу статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27, это является обязанностью работодателя. Выдать документ необходимо в день увольнения вместе со всеми остальными документами.

Вот так выглядит образец заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника в 2020 году на одного человека:

Если несколько работников увольняются в один день, то выписка СЗВ-СТАЖ выдается каждому из них, заполненная индивидуально. Также любой сотрудник вправе затребовать у работодателя эту выписку, будучи трудоустроенным. Тогда она подготавливается в течение 5 дней с даты получения соответствующего заявления. Оформляется документ всегда в двух экземплярах: один выдается на руки, а на втором работник расписывается в получении.

Наказания, штрафы, ответственность

Теперь нарушать сроки сдачи и правила заполнения СЗВ-СТАЖ стало дорого. За каждого гражданина, по которому с опозданием (или с существенными ошибками) предоставили образец заполнения отчета о стаже работника в ПФР с 2019 года, грозит штраф в 500 рублей.

Если подать отчетность на бумажном носителе при обязанности подачи электронной отчетности, компании выпишут штраф за такое нарушение в сумме 1000 рублей. Напомним, что подавать электронный отчет обязана компания или ИП, в штате которой работают более 25 человек.

Если не выдать этот документ работнику при увольнении, то компанию оштрафуют на 30 000-50 000 рублей. На руководителя организации или индивидуального предпринимателя наложат взыскание в сумме 1000-5000 рублей.